معرفی مهم ترین ماژول های نرم افزار ERP – ویژگی ها و کاربرد آنها

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و ماژول های نرم افزار ERP در چند دهه گذشته به یک ابزار حیاتی برای کسب و کارها تبدیل شده اند. یک راهکار ERP فرآیندهای مهم کسب و کارها را خودکارسازی کرده و مانند یک پایگاه داده مشترک برای تمام اطلاعات مالی و عملیاتی سازمان عمل خواهد کرد. ERP این داده ها را از تعدادی ماژول استخراج می کند تا به بخش های مختلف مانند حسابداری، زنجیره تامین کالا و منابع انسانی، کمک کند تا هر یک وظایف فردی خود را به بهترین شکل انجام دهند.

یک راهکار ERP به همه کارمندان اجازه می دهد هم به اطلاعاتی دسترسی داشته باشند که به آنها کمک کند پاسخی برای سؤالات مهم در مورد عملکرد فعلی بخش خود و برنامه ریزی برای آینده آن بیابند و هم بخش هایی را مورد هدف قرار می دهد که به بهینه سازی نیاز دارند. این منبع اطلاعاتی به تنهایی مشکلات مربوط به دقت و سازگاری داده ها را به حداقل می رساند و تضمین می کند که همه کارمندان بدون در نظر گرفتن نقش شان در سازمان، به آمار مشابه دسترسی داشته باشند.

با کمک ماژول های پایه نرم افزار ERP تصمیم گیری بهتر انجام شده، فرآیندها کارآمدتر و در هزینه صرفه جویی می شود. علاوه بر این، نرم افزار ERP می تواند بسیاری از وظایف را خودکارسازی کند، خطاها را کاهش دهد و وقت کارمندان را آزاد کند تا بتوانند روی کارهای استراتژیک و مهم تمرکز کنند.

ماژول های ERP از پشتیبانی و عملیات مربوط به کاربر پشتیبانی می کنند. مانند بخش های امور مالی و حسابداری، تدارکات، تولید، مدیریت موجودی، مدیریت سفارش، مدیریت انبار، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری یا همان نرم افزار CRM، تدارکات و مدیریت نیروی کار. بهترین ماژول های نرم افزار ای آر پی از نظر عملکردی شامل اتوماسیون خدمات حرفه ای (مدیریت منابع خدمات)، مدیریت منابع انسانی، تجارت الکترونیک و اتوماسیون بازاریابی هستند.

نرم افزار ERP چیست؟

ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی است، اما ERP به چه معناست؟ ساده ترین راه برای تعریف ERP این است که در مورد تمام فرآیندهای تجاری اصلی مورد نیاز برای اداره یک شرکت فکر کنید: امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و موارد دیگر. در ابتدایی ترین سطح خود، ERP به مدیریت کارآمد تمام این فرآیندها در یک سیستم یکپارچه کمک می کند.

اغلب از آن به عنوان سیستم ثبت سازمان یاد می شود. نرم افزارهای ERP اکنون از طریق ابر ارائه می شوند و از جدیدترین فناوری ها مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی برای ارائه اتوماسیون هوشمند، کارایی بیشتر و بینش فوری در سراسر کسب و کار استفاده می کنند.

ماژول ERP چیست؟

ماژول های نرم افزار ERP برنامه هایی هستند که به عملکردها و فرآیندهای تجاری خاصی اختصاص داده شده اند. همه ماژول ها با پایگاه داده مرکزی سیستم ERP یکپارچه شده اند، بنابراین آنها شامل یک منبع واحد از داده های دقیق هستند. این ماژاول ها به سیستم های مختلف مانند مدیریت مالی و موجودی این امکان را خواهد داد تا به راحتی اطلاعات را مبادله کنند و برای اجرای وظایف پیچیده تر با هم کار کنند.

نکته مهم

ماژول های نرم افزار ERP برنامه هایی هستند که به عملکردها و فرآیندهای تجاری خاصی اختصاص داده شده اند.

هر ماژول سیستم ERP برای کارکردهای خاص کسب و کار طراحی شده است. این ماژول ها داده ها را ارائه می دهند و از فرآیندهایی پشتیبانی می کنند که به کارمندان کمک کند کارهای خود را انجام دهند. هر ماژول به سیستم ERP متصل می شود، بنابراین سیستم یک منبع واحد از داده های دقیق را فراهم خواهد کرد، حتی زمانی که به کسب و کار ماژول های جدید اضافه شود. اگر سیستم ERP را یک جعبه ابزار در نظر بگیریم، ماژول های ای آر پی هم ابزارهای داخل جعبه مانند پیچ گوشتی، آچار، چکش و … هستند که هر کدام کاربرد خاصی دارند.

چگونه ماژول های نرم افزار ERP به کسب و کارها کمک می کنند؟

طراحی ماژولار ERP به آن اجازه می دهد تا نیازهای در حال تغییر یک کسب و کار را برآورده کند و یکی از عمده ترین دلایلی است که این نرم افزار در همه جا دیده می شود. یک سازمان در ابتدا می تواند تنها ماژول های پایه نرم افزار ERP مربوط به مدل کسب و کار، عملیات و چالش های کلیدی خود را خریداری کند. سپس می تواند دیگر ماژول های نرم افزار ERP را برای رفع نیازها یا چالش های جدید، همگام با تکامل سازمان خود به تدریج اضافه کند.

زیبایی نرم افزار ERP ماژولار در این است که یک شرکت می تواند زیرساخت اصلی خود را حفظ کند و این نرم افزار را به آن اضافه کند. هنگامی که نیازها تغییر می کنند، چنانچه سازمان یک ارائه دهنده ERP معتبر با طیف گسترده ای از ماژول ها را انتخاب کرده باشد، نیازی به پیاده سازی یک سیستم ERP جدید، که یک فرآیند طولانی همراه با چالش های پیاده سازی ERP خواهد بود، وجود نخواهد داشت.

فروشندگان ERP برای هر ماژول چقدر هزینه دریافت می کنند؟

در مفهوم اینکه یک سیستم ERP در زمان خرید شامل چه مزایایی است و اینکه فروشندگان برای کدام ماژول ها هزینه اضافی دریافت می کنند، تفاوت زیادی وجود دارد. به طور معمول، عملیات اصلی مالی در یک بسته پایه یعنی ماژول های پایه نرم افزار ERP گنجانده شده اند. در حالی که ویژگی هایی مانند CRM و مدیریت منابع انسانی می تواند انتخابی بوده و شامل هزینه های بیشتری باشند.

برخی از محصولات پیشنهادی توسط شرکت فروشنده در بسته های آماده خاصی ارائه می شوند. به عنوان مثال، ممکن است یک شرکت تولیدکننده محصول، بسته ای را خریداری کند که شامل ماژول مدیریت زنجیره تأمین کالا باشد یا یک خرده فروش بسته ای را خریداری کند که شامل ماژول مالی باشد. فروشندگان ERP تحت شبکه داخلی معمولا هزینه مجوز اولیه برای هر کاربر را دریافت می کنند، در حالی که فروشندگان نرم افزار ERP تحت وب هزینه ها را بر اساس هر کاربر، ماهانه یا سالانه دریافت خواهند کرد.

13 نوع ماژول نرم افزار ERP و ویژگی آنها

در ادامه شما را با 13 ماژول از ماژول های پایه نرم افزار ERP آشنا می کنیم که هر نرم افزار ERP باید آنها را داشته باشد.

1. ماژول مالی

ماژول مالی و حسابداری مهم ترین ماژول از ماژول های پایه نرم افزار ای آر پی است زیرا به کسب و کارها کمک می کند وضعیت مالی فعلی و چشم انداز آینده خود را بهتر درک کنند. از ویژگی های کلیدی این ماژول می توان به ردیابی حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR) و مدیریت دفتر کل اشاره کرد. هم چنین می توانند اسناد مالی مهم مانند ترازنامه، رسید پرداخت و صورت های مالیاتی را ایجاد و ذخیره کنند.

پیشنهاد ماژول

ماژول مالی

ماژول مدیریت مالی می تواند وظایف مربوط به صورت حساب، پرداخت های فروشنده، مدیریت نقدی و تطبیق حساب را خودکارسازی کند و به بخش حسابداری کمک کند تا دفاتر را به موقع ببندند تا مطابق با استانداردهای تشخیص درآمد فعلی باشند. این ماژول هم چنین دارای داده هایی است که کارمندان برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی برای تهیه گزارش های کلیدی از جمله صورت های سود و زیان (P&L) و گزارش های هیئت مدیره و … به آن نیاز دارند.

2. ماژول تدارکات

ماژول تدارکات، که به عنوان ماژول خرید نیز شناخته می شود، یکی دیگر از ماژول های نرم افزار ERP است که به سازمان کمک می کند تا مواد یا محصولاتی که برای تولید و یا فروش کالاها نیاز دارند را به موقع تهیه کنند. شرکت ها می توانند فهرستی از فروشندگان تایید شده را در این ماژول نگه دارند و آن تامین کنندگان را به موارد خاصی ارتباط دهند تا به مدیریت ارتباط با تامین کننده کمک کنند. این ماژول می تواند درخواستها برای یک پیشنهاد را خودکارسازی کند، سپس پیشنهادهایی دریافتی را ردیابی و تجزیه و تحلیل کند. جهت اطلاع از نرم افزار erp تحت وب، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

هنگامی که سازمان یک پیشنهاد را می پذیرد، ماژول تدارکات به بخش خرید کمک می کند تا سفارشات خرید را آماده و ارسال کنند. سپس می تواند سفارش خرید را ردیابی کند زیرا فروشنده آن را به یک سفارش فروش تبدیل کرده و کالا را ارسال می کند و به طور خودکار سطوح موجودی را پس از رسیدن سفارش به روزرسانی خواهد کرد.

3. ماژول تولید

اولین نسخه ERP، سیستم های برنامه ریزی نیازمندی های مواد (MRP)، برای تولیدکنندگان طراحی شده بودند و تولید هم چنان یک جزء کلیدی از ERP است. امروزه سیستم های ERP معمولا دارای سیستم مدیریت تولید یا اجرای تولید (MES) هستند. ماژول تولید به تولیدکنندگان کمک می کند تا تولیدات خود را برنامه ریزی کنند و مطمئن شوند که همه چیزهایی را که برای یک تولید برنامه ریزی شده نیاز دارند، مانند مواد خام و ظرفیت ماشین آلات را در اختیار دارند.

این ماژول از ماژول های نرم افزار ERP می تواند در طول فرآیند تولید، وضعیت کالاهای در دست تولید را به روزرسانی کند و به شرکت ها کمک کند تا خروجی واقعی را نسبت به تولید پیش بینی شده پیگیری کنند.

ماژول مدیریت تولید هم چنین تصویری واقعی از شرکت ارائه خواهد داد و اطلاعاتی را در مورد اقلام موجود و کالاهایی که موجودی شان در شرف اتمام است ثبت خواهد کرد. ماژول تولید هم چنین می تواند میانگین زمان تولید یک کالا را محاسبه کند و سپس عرضه را با تقاضای پیش بینی شده مقایسه کند تا یک برنامه ریزی مناسب و دقیق برای تولید ایجاد شود.

نکته مهم

ماژول مدیریت تولید هم چنین تصویری واقعی از شرکت ارائه خواهد داد و اطلاعاتی را در مورد اقلام موجود و کالاهایی که موجودی شان در شرف اتمام است ثبت خواهد کرد.

4. ماژول مدیریت موجودی

ماژول مدیریت موجودی از ماژول های نرم افزار ERP، کنترل موجودی را با ردیابی مقادیر و مکان اقلام تا انبارداری های تکی را امکان پذیر می کند. این ماژول می تواند با یکپارچه شدن با ابزار تدارکات، تصویر کاملی از نه تنها موجودی فعلی، بلکه موجودی ورودی را نیز ارائه دهد. ماژول مدیریت موجودی به کسب و کارها کمک می کند تا هزینه های موجودی را مدیریت کنند، و مطمئن شوند که دارای موجودی کافی هستند، بدون اینکه سرمایه نقد زیادی در موجودی ها بخوابانند.

یک ماژول مدیریت موجودی می تواند روندهای فروش را در مقابل محصول موجود بسنجد تا به شرکت ها کمک کند تصمیمات آگاهانه ای اتخاذ کنند که باعث افزایش حاشیه سود و افزایش گردش موجودی شود (در اینجا معیار تعداد دفعات فروش کالا در یک دوره معین است). این ماژول می تواند در جلوگیری از کمبود موجودی و تاخیر در ارائه کالا کمک کند تا در نهایت خدمات مشتری را بهبود بخشد.

کسب و کارهایی که فاقد سایر ماژول های مدیریت زنجیره تامین هستند، ممکن است از برنامه مدیریت موجودی برای رسیدگی به سفارش های خرید، سفارش های فروش و حمل و نقل استفاده کنند. سازمان های بزرگ تر به نسخه ای از این راهکار نیاز دارند که بتواند موجودی را در چندین مکان ردیابی کند.

5. ماژول مدیریت سفارش

ماژول مدیریت سفارش یکی دیگر از ماژول های پایه نرم افزار ERP است که سفارشات را از دریافت تا تحویل نهایی ردیابی خواهد کرد. این بخش از ERP همه سفارش ها را پس از ثبت سفارش ها به انبار، مرکز توزیع یا فروشگاه خرده فروشی ارسال می کند و وضعیت آنها را هنگام آماده سازی، انجام و ارسال به مشتری پیگیری می کند. ماژول مدیریت سفارش از گم شدن سفارشات جلوگیری خواهد کرد و آمار تحویل به موقع را افزایش خواهد داد تا مشتریان را راضی نگه دارد و هزینه های غیرضروری برای حمل و نقل سریع را کاهش دهد.

ماژول های پیشرفته تر مدیریت سفارش می توانند به شرکت کمک کنند تا مقرون به صرفه ترین گزینه را برای انجام یک سفارش تعیین کند. برای مثال، ارسال کالا از فروشگاه یا انبار یا شریک شخص ثالث (نمایندگی محصول) بر اساس موجودی کالا و مکان خریدار انجام خواهد شد.

6. ماژول مدیریت انبار

ماژول مدیریت انبار نیز یکی از ماژول های نرم افزار ERP است و می تواند بازگشت سریع سرمایه را برای مشاغلی که انبارهای خود را اداره می کنند، ارائه دهد. این نرم افزار می تواند کارمندان انبار را به طور موثر در تمام فرآیندهای انبار بر اساس چیدمان تاسیسات، از زمان تحویل محموله ها گرفته تا برداشت و بسته بندی و حمل و نقل، راهنمایی کند. این ماژول می تواند به شرکت ها کمک کند تا کارها و وظایف را بر اساس حجم سفارش مورد انتظار برنامه ریزی کنند.

ماژول مدیریت انبار می تواند از استراتژی های مختلف برداشت پشتیبانی کند، مانند انتخاب دسته ای، انتخاب موجی و انتخاب منطقه ای. بسته به اینکه کدام استراتژی برای یک کسب و کار مورد نظر کارآمدتر خواهد بود برخی از ماژول ها می توانند کارآمدترین روش انتخاب را به کارمندان نشان دهند.

هنگامی که ماژول مدیریت انبار با برنامه های مدیریت موجودی و مدیریت سفارش ادغام می شود، کارمندان می توانند به سرعت محصولات مناسب را پیدا کنند و محموله ها را با سرعت بیشتری از انبار ارسال کنند. اینکار سرعت تحویل محصول و در نهایت رضایت مشتری را افزایش خواهد داد.

7. ماژول مدیریت زنجیره تامین

یک ماژول مدیریت زنجیره تامین، هر مرحله از جابجایی کالاها و محصولات را در سراسر زنجیره تامین، از تامین کنندگان فرعی گرفته تا تامین کنندگان اصلی، تولید کنندگان، توزیع کنندگان و خرده فروشان یا مصرف کنندگان را ردیابی می کند. این ماژول از ماژول های نرم افزار ای آر پی هم چنین می تواند هر گونه مواد یا محصولاتی را که در بازپرداخت یا تعویض بازگردانده شده اند را مدیریت کند.

همان طور که قبلا ذکر شد، مدیریت زنجیره تامین می تواند مجموعه وسیعی از ماژول ها مانند تدارکات، مدیریت موجودی، تولید، مدیریت سفارش و مدیریت انبار را شامل شود. با این حال، ممکن است عملکردی فراتر از قابلیت های اصلی آن ماژول ها نیز داشته باشد.

8. ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نیز یکی از ماژول های نرم افزار ERP است که تمام اطلاعات مشتری و مشتریان احتمالی را ذخیره می کند. این اطلاعات شامل سابقه ارتباط شرکت با یک شخص، مانند تاریخ و زمان تماس ها و ایمیل های ارسال شده و سابقه خرید آنها خواهد بود. یک CRM خدمات مشتری را بهبود می بخشد زیرا به کمک آن کارمندان می توانند به راحتی به تمام اطلاعات مورد نیاز خود هنگام تعامل با مشتری دسترسی داشته باشند.