معرفی نرم افزار جامع مدیریت منابع سازمان (ERP)

مقدمه:با رشد و گسترش صنایع در نیمه دوم قرن بیستم و افزایش چشمگیر ظرفیت تولیدی کارخانجات نیاز به نقش جدیدی از مدیریت تولید و عملیات ظهور پیدا نمود که میبایست مدیریت فرایند انجام سفارش از زمان دریافت سفارش از مشتری تا زمان تحویل کالاو خدمات درخواستی به مشتری و کسب رضایت وی را بر عهده میگرفت. این امر، نیاز به فرایندی یکپارچه که حوزه های مختلف سازمان ازجمله بازاریابی (ارتباط با مشتریان)، خرید(ارتباط با تامین کنندگان و پیمانکاران) وعملیات سنتی تولید (مدیریت منابع لازم برای تولید واقعی محصول یا خدمت) را شامل گردیده و از پویایی بسیار بالا برخوردار باشد را بسرعت افزایش داد. زیرا سفارشات مشتریان هر لحظه و با هر ترکیبی از محصولات تولیدی ممکن، از راه میرسید. از سوی دیگر این سفارشات بدلیل عدم اطمینان و تغییراتی که در طول زمان درفرایند دریافت مواد اولیه لازم از تامین کنندگان رخ میداد، ممکن بود با تغییراتی مواجه گردد. بنابراین این نقش که در ادبیات مدیریت تولید و عملیات تحت عنوان IPOM یا مدیریت سفارشات و تولید یکپارچه مطرح میگردد، بصورتی گسترده مورد توجه و اقبال مدیران صنعتی قرار گرفت. برای برخورد موثر با چنین شرایطی رویکردهای مدیریتی جدیدی درطول زمان توسعه یافته و بکارگرفته شده اند. روشهایی از قبیل مهندسی همزمان، تولید بهنگام، تکنولوژی گروهی، تولید چابک، تولید همزمان و... جهت اطلاع از Odoo فارسی، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

همزمان باتوسعه این رویکردهای مدیریتی، سیستمهای اطلاعاتی که بتواند این رویکردهای جدید را پشتیبانی نماید نیز توسعه می یافت. سیستمهای پردازش مبادلات اولیه (TPS) به شکل سیستمهای MRP رشد یافت که برنامه ریزی و کنترل تولید را مورد پشتیبانی قرار میداد. انطباق و یکپارچگی منطق MRP با سیستمهای مدیریت پایگاه داده رابطه ای (DBMS)، سیستمهای پشتیبان تصمیم (DSS) و سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS)، نسل جدیدی از سیستمها را به نام سیستمهایERP ارائه نمود که وظیفه مدیریت نیازمندیهای داده و اطلاعات در سرتاسر یک سازمان را برعهده داشت.
سیستمهایERP، پشتیبانی تصمیم گیری و اطلاعاتی را که مدیریت سعی میکرد از طریق ابزار دیگری همچون کارتهای کانبان درسیستمهای JIT یا توانایی کنترل کل فرایند دررویکردGT به آن دست یابد، فراهم میسازد. با استفاده از ERP میتوان مفاهیم GT را بدون آنکه نیاز باشد ماشینها و تجهیزات از محل خود به سلولهای اختصاصی انتقال یابند بکار برد و سیستم JIT را بدون نیاز به کارتهای کانبان اجرا کرد. پس میتوان چنین نتیجه گرفت کهIPOM سیستمی مبتنی بر یک رویکرد تیمی میباشد که این تیم وظیفه اداره کردن و مدیریت فرآیند ارضای سفارشات مشتریان را بوسیله یک سیستم پیشرفته ERP بر عهده دارد.
بعبارت دیگر ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان راتوسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار میدهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.
 

 
معرفی نرم افزار
مجموعه نرم افزار جامع برنامه ریزی منابع سازمان رادان (RADAN-ERP® Solution)، با استفاده از قریب به دو دهه تجربه مدیران شرکت در زمینه استقرار سیستمهای MRP و MRPII و با بهره گیری از تجارب جهانی و استفاده از دانش و مهارت کارشناسان زبده کشورمان به جامعه صنعتی تقدیم میگردد. در طراحی این محصول ضمن بهره گیری از آخرین تکنولوژی در مهندسی نرم افزار، پیچیدگیها و شرائط خاص حاکم بر صنایع کشور کاملا" لحاظ گردیده است.
در طراحی و ساخت این مجموعه مواردی از قبیل :
•    انعطاف پذیری (Flexibility): پاسخگویی به نیازهای متغییر سازمانها و شرکتهای استفاده کننده
•    ماژول مدار و باز(Modular & Open): هرجزئی از بسته نرم افزاری میتواند بدون تاثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد.
•    فراگیر بودن(Comprehensive): و ظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمانها مورد استفاده و خواهد بود
•    بهترین روشهای موجود (Best Business Practices): مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان در این نرم افزارها گرد آوری گردیده است.
لحاظ گردیده است.
 

 
مراحل استقرار نرم افزار
همانگونه که ذکر گردید سیستم ERP حاصل بیش از 4 دهه فعالیت کشورهای پیشرفته در حوزه برنامه ریزی و کنترل منابع سازمان ها بوده و به مرور ضمن ایجاد بسترهای متناسب اطلاعاتی و عملیاتی بتدریج در شرکتهای تراز اول جهان مستقر گردیده است. نکته حائز اهمیت در این امر رعایت پیش نیازها و ایجاد بسترهای مناسب جهت استقرار این سیستم می باشد. استقرار این سیستم به لحاظ وسعت حوزه عملکرد که عملا" کلیه سطوح سازمان را درگیر می نماید و نیز حجم گسترده تغییرات که در نحوع عملیات و نیز شیوه تصمیم گیری بوجود می آورد مستلزم برخورداری از یک کادر تمام وقت و متخصص و ایجاد بستر سازمانی جهت برخورد مناسب و مؤثر کارکنان با تغییرات پیش رو خواهد بود. مباحثی از قبیل مدیریت تغییرات (Change Management) و متدولوژیهایی از قبیل RUP جهت عبور از این مرحله گذار، میبایست بصورتی فراگیر و در عین حال متناسب با شرائط خاص هر پروژه، مورد استناد و استفاده قرار گیرد. 

جهت اطلاع ازOdoo فارسی، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

مطلب حائز اهمیت دیگر توجه به این نکته می باشد که استقرار سیستم ERP یک پروژه نسبتا" طولانی (بین 1 تا 3 ساله) و هزینه بر خواهد بود. مباحث مدیریت پروژه و نیز روشهای برنامه ریزی و کنترل آن بصورتی اجرایی میبایست در پروژه مورد بهره برداری قرار گیرد. مطاب مهم دیگر در پروژه ERP تعریف و تدوین شفاف و مشخص از انتظارات مدیران ارشد و ذینفعان از سیستم می باشد. در بسیاری از اوقات این انتظارات غیر اجرایی بوده و ضمن بالابردن زمان و هزینه عملیات، با یکدیگر نیز سازگار نمیباشند که در مرحله تعریف چشم‌انداز (Vision Statement) میبایست نسبت به تعیین تکلیف و نهایی نمودن انتظارات ذینفعان اقدام گردد.
 
بصورت خلاصه مراحل استقرار سیستم ERP عبارتست از:
•    تعریف و تدوین چارچوب همکاری و حوزه های کاری و نهایی نمودن مسائل مربوط به قرارداد اعم از فازبندی و زمانبندی اجرا و...
•    تشکیل گروههای کاری و آموزش اولیه آنها`
•    فاز اول : مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) شامل:
o    آماده سازی
o    شناخت وضعیت موجود
o    طراحی وضعیت مطلوب
•    فاز دوم : توسعه سیستمهای مکانیزه شامل:
o    تحلیل نیازمندیهای سیستم
o    طراحی و پیاده سازی فرمهای اطلاعات پایه مورد نیاز سیستم
o    طراحی و پیاده سازی فرمهای عملیاتی و کارکردهای اصلی و تکمیل نهایی سیستم
o    تست سیستم، استقرار اولیه سیستم و آموزش کاربران
o    انتقال اطلاعات (در صورت وجود) و شروع بهره برداری از سیستم
o    تکمیل و ارائه مستندات سیستم (Final Book)
 
 
 
 
حسابداری مالی é
 General Ledger System
 مجموعه فعالیت‌های مرتبط با دفترداری و ثبت عملیات حسابداری شرکت را تحت پوشش قرار داده و کلیه گزارشها و صورت‌های مالی مورد نیاز را تهیه مینماید. سایر سیستمها اعم از انبار، بازرگانی، فروش، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد و...، بصورت یکپارچه با این سیستم مرتبط بوده و اسناد حسابداری مربوط به خود را در این سیستم بصورت اتوماتیک تغذیه مینمایند.
 
امکانات نرم افزار:
 
•    امکان تعریف حسابها (گروه حساب، حسابهای کل، معین، تفصیلی)
•    امکان تعیین ماهیت حساب جهت کنترل مانده حسابها و کنترل اتوماتیک و صدور هشدار برای حسابهایی که دارای گردش متناقض با ماهیت خود هستند.
•    امکان دسته بندی و تعیین ارتباط حسابها (متعاملین حقیقی و حقوقی، مراکز هزینه، قراردادها،...)
•    امکان شماره گذاری اسناد بصورت دستی و مکانیزه و کنترل توالی و تاریخ اسناد و همچنین اسناد جا افتاده
•    امکان ثبت موقت اسناد، طبقه بندی آنها و درج اطلاعات کمکی (نظیر یادداشت، شماره فرعی، نوع سند، شماره عطف،...) جهت جستجو و بازیابی اسناد
•    امکان شناسایی اسناد تغذیه شده توسط سایر سیستمها و جلوگیری از تغییر آنها
•    امکان شماره گذاری مجدد اسناد به ترتیب تاریخ
•    امکان تعریف قالب (الگو) برای اسناد حسابداری
•    امکان بستن حسابهای موقت، صدور سند پایان سال، انتقال به سال بعد و صدور سند افتتاحیه
•    امکان تهیه گزارش‌های مختلف موردنیاز:
o    دفاتر روزنامه، معین، کل
o    تهیه تراز آزمایشی معین، کل
o    صورت‌های مالی (گردش وجوه نقد، سود و زیان، ترازنامه)
o    گردش حسابها به تفکیک‌‌های مختلف مورد نیاز
o    نسبت‌های مالی
 
  
 
خزانه داری (دریافت و پرداخت) é
 Receivable & Payable Accounting
این ماژول ضمن مدیریت وجوه نقد، مجموعه عملیات مرتبط با صندوق(ها)، تنخواه گردان(ها) وحسابهای بانکی شرکت را تحت پوشش قرار داده و کلیه اسناد حسابداری مورد نیاز را صادر خواهد نمود.
 
 
•    تعریف انواع ارز و نرخ‌های برابری آنها
•    تعریف حسابهای بانکی ارزی و ریالی، صندوق(ها)، تنخواه گردان(ها)
•    صدور اسناد رسید دریافت و اعلامیه پرداخت وجوه نقد، چک
•    امکان استرداد چک‌های دریافتی و پرداختی
•    امکان تعریف دسته چک برای هر یک از حسابهای بانکی
•    امکان تعیین انواع چک‌های دریافتی و پرداختی (عادی، تضمینی) و تعیین نوع چک‌های عادی (روز، کوتاه مدت، بلند مدت)
•    تعریف عوامل گردش وجوه دریافتی و پرداختی به منظور تهیه صورت گردش وجوه نقد
•    امکان ثبت کلیه عملیات بانکی (واگذاری، وصول/واخواست)
•    امکان ثبت صورتحساب بانکی و تهیه گزارش‌های مغایرت
•    امکان صدور اسناد حسابداری برای کلیه عملیات دریافت و پرداخت
•    تهیه گزارش‌های مختلف مورد نیاز
 
 
 
 
 
دارایی ثابت é
 Fixed Asset System
این سیستم، ضمن ثبت و شناسایی کلیه اموال و دارایی‌‌های ثابت شرکت، نسبت به محاسبه استهلاک و ارزش دفتری آنها اقدام و اسناد حسابداری مربوطه را صادر خواهد نمود.
 
 
•    امکان طبقه بندی انواع دارایی‌های ثابت بصورت ساختار درختی و چگونگی محاسبه استهلاک آنها مطابق قوانین کشور
•    امکان تعریف جداول محاسبه استهلاک
•    امکان شناسایی دارایی‌‌های ثابت و طبقه بندی آنها و تعیین نحوه محاسبه استهلاک
•    امکان تخصیص پلاک به کلیه اموال و دارایی‌‌های ثابت
•    امکان تعیین ارزش اولیه یا تمام شده دارایی ها با توجه به نوع حصول دارایی (خرید مستقیم، ساخت، تحویل از انبار)
•    امکان ثبت برکناری، اسقاط، انتقال، اهدا و فروش اموال و تصحیح محاسبات استهلاک
•    امکان تعدیل قیمت ناشی از تعمیرات اساسی یا گسترش و الحاق اجزای دارایی ثابت و انجام محاسبات نظیر آنها
•    محاسبه استهلاک دارایی‌‌های ثابت و صدور سند حسابداری مربوطه به تفکیک مراکز هزینه
•    تهیه انواع گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز
 
       
بودجه é
 Budgeting System
سیستم بودجه بعنوان ابزاری جهت پیش بینی درآمدها و هزینه‌‌های شرکت در هر سال، کنترل هزینه ها و ارزیابی عملکرد واحد‌های سازمان و ارائه میزان انحراف از پیش بینی‌‌های اولیه مورد استفاده قرار میگیرد.
 
 
•    امکان تعریف سرفصل‌های درآمدی و هزینه ای بودجه
•    امکان تفکیک هزینه‌‌های ثابت و متغیر
•    امکان تعریف پروژه‌‌های سرمایه ای بعنوان سرفصل بودجه
•    امکان تعیین حسابهای متناظر با سرفصل‌های بودجه
•    امکان پیش بینی عملکرد واحد‌های مختلف سازمان اعم از فروش، خرید، تولید به تفکیک دوره‌‌های مختلف
•    امکان ثبت یا اخذ اطلاعات عملکرد واقعی واحد‌های مختلف و مقایسه با پیش بینی‌‌های اولیه
•    ثبت اطلاعات پیش بینی بودجه سالانه به تفکیک دوره و سرفصل‌های بودجه
•    محاسبه عملکرد واقعی درآمدها و هزینه ها بر اساس اطلاعات واقعی موجود در سیستم حسابداری
•    مقایسه عملکرد واقعی با پیش بینی بودجه و تهیه گزارش انحراف بودجه تا کنون و تاپایان سال
•    امکان تصحیح بودجه پیش بینی شده بر اساس روند عملکرد واقعی برای باقیمانده مدت سال
•    امکان پیش بینی بودجه سالیانه توسط سیستم بر اساس اطلاعات واقعی سنوات گذشته
•    امکان پیش بینی قیمت تمام شده، قیمت فروش و برآورد سود و زیان سالیانه
•    امکان پیش بینی جریان نقدینگی در دوره‌‌های ماهیانه
•    برآورد و تحلیل نقطه سر به سری
•    ارائه انواع گزارش‌های تحلیلی جهت شناسایی عوامل انحراف از بودجه
 
  
 
 
 
 
حقوق و دستمزد é
 Payroll
این سیستم انجام کلیه عملیات و محاسبات مرتبط با سیستم حقوق و دستمزد کارکنان را برعهده داشته و کلیه گزارش‌های مورد نیاز این سیستم را تهیه مینماید.
 
 
•    امکان ثبت اطلاعات کارکرد ماهانه یا دریافت فایل کارکرد ماهانه از سیستم حضور و غیاب
•    امکان تعریف جداول مالیاتی و سقف درآمد مشمول بیمه تأمین در هر سال
•    امکان تعریف انواع مزایا و کسور مستمر و غیر مستمر حقوق و نحوه محاسبه آنها و نحوه محاسبه بیمه و مالیات هر یک از آنها
•    امکان ثبت اطلاعات مجموع درآمد و مالیات پرداختی از ابتدای سال در زمان استقرار سیستم جهت تعدیل مالیاتی
•    امکان تعریف انواع وام و استقرار مانده وام‌های پرداخت شده قبلی
•    انجام محاسبات حقوق و دستمزد ماهانه کارکنان
•    امکان تهیه کلیه گزارش‌های استاندارد (لیست حقوق، فیش حقوق، لیسه بیمه، لیست مالیات، لیست بانک) بصورت چاپی یا فایل
•    صدور سند حسابداری هزینه حقوق و دستمزد
•    امکان محاسبه ذخیره سنوات و عیدی
•    امکان محاسبه ذخیره بازخرید مرخصی
•    محاسبه عیدی و پاداش پایان سال کارکنان
•    تهیه فایل بیمه تأمین اجتماعی
 
  
 
 
 
 
بهای تمام شده é
 Cost Accounting System
این سیستم بر اساس اطلاعات تعریف محصولات و سفارشات که در سیستم جامع برنامه ریزی ثبت شده است، امکان محاسبه و برآورد قیمت تمام شده استاندارد و واقعی کلیه محصولات سفارشی و غیر سفارشی را فراهم آورده و گزارشات متنوعی را جهت ارزیابی عملکرد شرکت در اختیار مدیران ارشد قرار میدهد.
 
 
•    امکان دریافت اطلاعات مواد متشکله و مراحل تولید از مدل MRP محصولات که در سیستم برنامه ریزی منابع ساخت وارد گردیده است.
•    محاسبه قیمت تمام شده محصولات غیر سفارشی بصورت استاندارد یا واقعی در دوره زمانی معین
•    محاسبه قیمت تمام شده محصولات سفارشی بصورت استاندارد یا واقعی برای هر قرارداد
•    امکان هزینه یابی کالا‌های در جریان ساخت (محصولات نیمه ساخته در مراکز تولیدی مختلف)
•    امکان تعریف مبانی جذب یا تسهیم دستمزد و سربار برای محصولات و مراکز هزینه
•    امکان محاسبه انحرافات مساعد و نامساعد بهای تمام شده واقعی با استاندارد
•    امکان محاسبه هزینه‌‌های جذب نشده
•    امکان پیش بینی بهای تمام شده استاندارد جهت قرارداد‌های در دست اقدام
•    صدور اسناد حسابداری مورد نیاز
•    تهیه انواع گزارش‌های مورد نیاز مدیریت

منبع:

https://www.toluesoft.com/fa/article/view/1700