17 نرم افزار اداری کاربردی برای شرکت ها و سازمان ها

کسب و کار نیز مانند هر فعالیت دیگری، به ابزارهای مناسب نیاز دارد. ابزارهای کسب و کار و نرم افزارهای اداری بسیار گسترده و متنوع هستند. اما چند نوع آنها، فارغ از برندی که استفاده می کنید، واقعا ضروری اند.

مرسوم ترین نرم افزار اداری چیست؟

مرسوم ترین نرم افزار اداری شامل ابزارهای نرم افزاری برای مستند سازی، ذخیره سازی، مدیریت ارتباطات، مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مواردی از این دست می باشد. در ادامه پرکاربرد ترین نرم افزارهای اداری را بررسی خواهیم کرد. جهت اطلاع از سیستم مدیریت وظایف، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

1. مایکروسافت آفیس و PDF Reader
2. اوتلوک (Outlook)
3. مدیریت پروژه
4. نرم افزار حسابداری
5. تقویم گوگل
6. استیکرهای یادداشت ویندوز
7. سامانه پیامک
8. سیستم تلفنی
9. شبکه داخلی
10. چت داخلی
11. امضای دیجیتالی اسناد
12. فکس اینترنتی
13. نرم افزار گزارش ساز Power BI
14. تماس تصویری گروهی
15. ابزار برنامه ریزی روزانه
16. ابزار ایجاد فرم آنلاین
17. نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)

مایکروسافت آفیس و PDF Reader

مایکروسافت آفیس ابتدایی ترین ابزار یک کسب و کار مدرن است. نرم افزارهای ورد و اکسل پایه های تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی و گزارش گیری هستند. تمام اطلاعات مشتریان باید در صفحه های اکسل ذخیره شود. در غیر این صورت، چطور می توانید آنها را به راحتی پیدا کنید؟

اگر 100 مشتری هم داشته باشید، گشتن در یک دفتر تلفن پر از نام و شماره وقت بسیاری از شما می گیرد و منطقی نیست. جهت اطلاع از سیستم مدیریت وظایف، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

آیا تمایل دارید بصورت رایگان از نرم افزار CRM استفاده نمایید؟استفاده از نرم افزار CRM بصورت رایگان

اکثر اسناد و نوشته ها در ورد یا سایر نرم افزارهای آفیس، به صورت PDF ذخیره می شوند تا پس از ذخیره نهایی تغییری در آنها به وجود نیاید. پس باید حتما ابزاری مانند Adobe Acrobat Reader برای باز کردن فایل های پی دی اف داشته باشید.

اوتلوک (Outlook)

معمولا هر شخص در یک سازمان با چند آدرس ایمیل کار می کند. اما چک کردن آنها به صورت جداگانه وقت زیادی می گیرد و برای هر یک باید تب جدایی در مرورگر خود باز کنید.

اوتلوک تمام ایمیل های شما را به صورت یک جا و در یک نرم افزار نمایش می دهد. امکان ارسال ایمیل با هر یک از آدرس ها وجود دارد و می توانید برای هر یک امضای جداگانه ای تعریف کنید.

مدیریت پروژه

وقت آن رسیده است تا کسب و کارتان را متحول کنید.دانلود رایگان کتاب 103 مزیت نرم افزار CRM در کسب و کار

این دست نرم افزارها بیشتر برای شرکت های خدماتی، نرم افزاری یا شرکت هایی که کارهای پروژه ای انجام می دهند، کاربرد دارد. رایج ترین نرم افزار مدیریت پروژه در ایران تسکولو نام دارد. این نرم افزار به شما امکان ذخیره پروژه ها و بخش بندی آنها، کار تیمی بر روی پروژه ها، مشخص کردن مسئول هر بخش و گزارش گیری را می دهد.

بدون نرم افزار مدیریت پروژه، وظایف کوچک زیادی در هر پروژه بدون مسئول می مانند. به علاوه، همیشه مدیر پروژه برای گزارش گیری دشواری های زیادی دارد. زمان صرف شده برای هر پروژه را نمی توان دقیق محاسبه کرد، و کیفیت کلی به خاطر عدم هماهنگی کامل پایین می آید.

نرم افزار حسابداری

ثبت فاکتور ها و اسناد حسابداری، گزارش گیری از آنها و اشراف به وضعیت مالی سازمان، از مزایای سیستم های حسابداری ست. سیستم هایی چون سپیدار (از گروه همکاران سیستم) ،پیوست و تراز سامانه جزو سیستم های حسابداری بومی و رایج در ایران هستند.

سرعت فرآیندهای حسابداری با استفاده از یک نرم افزار به طور چشمگیری بالا می رود.
در مقاله ای بهترین نرم افزارهای حسابداری ایران را معرفی نمودیم که مطالعه آن خالی از لطف نیست.

تقویم گوگل

استفاده از تقویم های رومیزی و سررسید ها، برای کارهای شخصی کافیست. اما در کارهای تیمی و سازمانی، باید پایگاهی واحد داشته باشید. اگر چنین پایگاهی برای ثبت فعالیت های آینده وجود نداشته باشد، حتی کارهای ساده ای مانند تنظیم جلسات نیز می تواند پیچیده و دشوار شود.

برای خالی بودن اتاق جلسات باید با همه سازمان هماهنگ شوید و زمان زیادی برای کاری به این سادگی صرف می شود. اگر همه فعالیت ها در تقویم گوگل ثبت شود، همه نیروها در جریان جلسات و کارهای دیگر خواهند بود، و هماهنگی ها در چند دقیقه انجام می شود.

استیکرهای یادداشت ویندوز

وقتی از تقویم گوگل برای ثبت و برنامه ریزی های سازمان استفاده می کنید، از اکسل برای ثبت اطلاعات، از نرم افزار حسابداری برای بخش مالی و از اوتلوک به جای چند پنجره ایمیل، نمی توانید از سررسید و دفترچه یادداشت کاغذی برای ثبت یادداشت های مهم و گزارش ها استفاده کنید.

ساده ترین ابزار ثبت یادداشت Sticky Notes ویندوز است. این نرم افزار ساده بصورت پیش فرض نصب است. شما می توانید یادداشت هایی با رنگ و اندازه متفاوت بر دسکتاپ خود بگذارید.

سامانه پیامک

تلفن های همراه جزو جدایی ناپذیری از زندگی های امروز هستند. به همین دلیل، تبیلغات پیامکی تا این حد رایج شده اند. علاوه بر تبلیغات، اطلاعات ورود، تاییدیه پرداخت، یادآور پرداخت، یادآور جلسات، تبریک مناسبت ها و صدها عنوان دیگر را نیز می توان از طریق پیامک به مشتری ها مخابره کرد.

اما این کار با استفاده از گوشی موبایل بسیار ناکارآمد و کند است. از سامانه پیامک هایی چون آوب اس ام اس، ملی پیامک، فرا پیامک یا هر پنل دیگری استفاده کنید. از طریق پنل می توانید تعداد زیادی پیامک را با چند کلیک از طریق کامپیوترتان بفرستید.

سیستم تلفنی

هر شرکتی نیاز به سیستم های تلفنی سازمانی، مانند ویپ (VoIP) یا سانترال دارد. این سیستم ها تماس های تلفنی را سازمان دهی کرده و امکانات بسیاری را به تلفن ها اضافه می کنند.

در سیستم ویپ، ذخیره شماره ها با نام شخص، ضبط مکالمات، تعداد نامحدود داخلی، و ادغام تلفن با کامپیوتر مورد استفاده هر فرد تنها تعدادی از مزایای این نوع سیستم های تلفنی ست. سیستم تلفنی پاناسونیک امکانات کمتری نسبت به ویپ ارائه می دهد و مثلا برای ضبط مکالمه نیاز به سخت افزار جداگانه دارد.

این سیستم ها موجب می شوند تلفن از حالت سنتی خود خارج شده و کاربرد سازمانی پیدا کند. مثلا هنگامی که مشتری تماس می گیرد، شما می توانید نام او را نیز مشاهده کنید. البته اگر شماره از پیش ذخیره شده باشد.

شبکه داخلی

کامپیوترهای مورد استفاده در یک شرکت باید از طریق شبکه داخلی (محلی) با هم متصل باشند. شبکه به شما امکان به اشتراک گذاری اسناد و فایل های مختلف را می دهد. یعنی به جای این که فایل های لازم برای افراد شرکت ایمیل شوند یا روی فلش در اختیار آنها قرار گیرند، یک بار در فولدر مشترک که همه به آن دسترسی دارند کپی می شود.

اکثر اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ثبت می شوند. پس با استفاده از پوشه های مشترک، وقت بسیار زیادی در رساندن فایل های لازم به افراد صرفه جویی می شود. به علاوه، می توانید برخی نرم افزارها را که امنیتشان برای شما مهم است، روی شبکه داخلی نصب و استفاده کنید.

امکان دسترسی به نرم افزارهایی که بر شبکه داخلی نصب شده اند، از خارج از شبکه امکان ندارد. سرعت شبکه های داخلی نیز بسیار بالاتر از شبکه اینترنت است.

چت داخلی

این که کارکنان شما بخواهند برای هر کاری سر میز یکدیگر بروند، هرج و مرج در سازمان به وجود می آورد. تمرکز نیروها نیز بر هم می خورد. اگر سیستم تلفنی داشته باشید و بخواهند با داخلی یکدیگر تماس بگیرند، یعنی خط های شما برای کارهای داخلی اشغال می شوند. مشتری هایی که پشت خط می مانند قطعا خرسند نخواهند بود.

از نرم افزارهای چت درون سازمانی که در شبکه داخلی نصب می شوند، مانند Output Messenger، استفاده کنید. این نرم افزار ها به شما اجازه می دهند به صورت خصوصی یا در گروه های مختلف با همکاران خود مکاتبه داشته باشید.

امضای دیجیتالی اسناد

پرینت گرفتن، امضا کردن، ارسال سند و بایگانی یک رونوشت از آن مراحل اداری ارسال یک سند است. معمولا چنین پروسه ای چند روز طول می کشد. اگر بتوانید همه این مراحل را در چند ساعت و با هزینه بسیار پایین تر انجام دهید چطور؟

بسیاری از اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ذخیره می شوند. اگر نرم افزاری داشته باشید که امضا را نیز به صورت دیجیتالی به آنها اضافه می کند، نیازی به پرینت و امضا با خودکار نخواهد بود. سند امضا شده را می توانید ایمیل یا فکس اینترنتی کنید. یک نمونه از این نرم افزار ها PDF Signer است.

فکس اینترنتی

فکس سنتی نیاز به کاغذ و گرفتن شماره و داشتن دستگاه فکس دارد. فکس اینترنتی با عملکردی شبیه به ایمیل، به شما امکان ارسال فکس به صورت آنلاین و بدون نیاز به خط تلفن، نصب نرم افزار، سخت افزار و کاغذ را می دهد. می توانید از FAX.IR برای این سرویس استفاده کنید.

هم چنین، می توانید از پلتفرم های مختلفی یعنی کامپیوتر، موبایل یا تبلت، فکس ارسال و دریافت کنید. ایمیل نمی تواند جایگزین فکس باشد، اما فکس آنلاین می تواند کاملا فکس سنتی و هزینه ها و دشواری های را از سازمان شما حذف کند.

نرم افزار گزارش ساز Power BI

قبل از اینکه به معرفی این نرم افزار گزارش ساز بپردازیم، ابتدا اجازه دهید با BI آشنا شویم:

BI (هوش تجاری) مجموعه‌ای از فرآیندها، معماری‌ها و فناوری‌هایی است که داده‌های خام را به اطلاعات معنادار تبدیل می‌کند که در نهایت با استفاده از این اطلاعات، سودآوری سازمان افزایش پیدا می کند. در حقیقت BI مجموعه ای از نرم افزارها و خدمات برای تبدیل داده ها به اطلاعات و دانش عملی است.

Power BI یک ابزار هوش تجاری برای تبدیل داده های منابع اطلاعاتی مختلف به داشبوردهای تعاملی و گزارش های تحلیلی است.

تماس تصویری گروهی

ابزار های برقراری تماس گروهی در محل کار، فرصتی را برای ارتباطات آنلاین و همکاری در تیم فراهم می کند. این ابزار ها به شما کمک می کنند تا با وجود دور کاری کارمندان و یا شرایط جغرافیایی هر یک از اعضای شرکت کننده، جلسات خود را برگزار کنید.

برخی از محبوب ترین و پر کاربردترین ابزار های تماس تصویری گروهی عبارتند از:

• Microsoft Teams
• Zoom
• Google meet
• Slack و …

ابزار برنامه ریزی روزانه

با بالا رفتن حجم کاری، به ابزاری نیاز خواهید داشت که به وسیله آن فعالیت های روزانه خود را برنامه ریزی کرده و اطمینان حاصل کنید که همه وظایفتان را انجام می دهید. برای این کار می توانید از نرم افزار های زیر استفاده کنید:

• Todoist
• Microsoft To Do
• Any.Do و…

ابزار ایجاد فرم آنلاین

ایجاد فرم های آنلاین یکی از رایج ترین راه های برای جمع آوری نظرات، طراحی پرسشنامه ها، و نظرسنجی است. از این رو می توانید از نرم افزار های زیر کمک بگیرید و فرم مورد نظر خود را ایجاد کرده و با دیگران به اشتراک بگذارید.

• ,Google Forms
• Microsoft Forms
• Typeforms
• Survey Monkey و … 

همچنین، از نرم افزار های بومی برای ساخت فرم می توان به پرس لاین، فرم افزار، زینسی، و … اشاره کرد.

نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)

اگر بتوانید تمام ابزارهای فوق را به صورت یک جا داشته باشید چطور؟ البته شبکه داخلی و سیستم تلفنی جدای از نرم افزار ها کار می کنند و بسترهای متفاتی هستند. سیستم حسابداری نیز همین طور. اما ارتباط نزدیکی با نرم افزار CRM دارند و کارایی های آن را تکمیل می کنند.

نرم افزار CRM چیست؟

نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزاری ست که تمام بخش های سازمان را که با مشتری در ارتباطند یکپارچه کرده، و فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و پشتیبانی را سیستماتیک می کند.

هدف این نرم افزار حفظ مشتری ها، بهبود کارایی پرسنل، تست استراتژی ها و خودکارسازی فرآیندهاست. توضیحات کامل خودکارسازی از طریق سیستم سازی و ماهیت نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به طور جداگانه و به تفصیل شرح داده شده اند. البته در ویدیوی زیر نیز به طور خلاصه می توانید پاسخ سوال CRM چیست را بگیرید:

نمایشگر ویدیو

00:00

03:58

عملکردها در سازمانی که CRM دارد

سازمانی را در نظر می گیریم که سیستم تلفنی ویپ، شبکه داخلی، نرم افزار حسابداری سپیدار و نرم افزار CRM پارس ویتایگر را دارد. یک فرآیند فروش در این سازمان به این صورت است:

به جای اکسل و در کنار سامانه پیامک

مشتری یکی از فرم های وب سایت را پر کرده است. اطلاعاتی که شخص در فرم درخواست کرده، به صورت خودکار برای او ایمیل یا پیامک می شود. پنل پیامک با نرم افزار متصل شده است. در صورت لزوم، امکان اتصال اوتلوک و ایمیل نیز وجود دارد.

اطلاعات وارد شده توسط شخص به صورت خودکار به نرم افزار CRM منتقل شده و یک سرنخ (مشتری بالقوه) جدید ثبت می شود. به همین دلیل، نیازی به استفاده از اکسل برای ثبت دستی اطلاعات نیست. فعالیت تماس خودکاری ایجاد شده و به نیروهای فروش ارجاع می شود تا با مشتری تماس گرفته و جزییات درخواست او را در پروفایلش ثبت کنند.

به جای آفیس، نرم افزار امضای دیجیتال، اوتلوک و فکس اینترنتی

اگر مشتری بلافاصله خرید کند، فاکتور مربوطه در نرم افزار ایجاد شده، امضای دیجیتالی آن در خود نرم افزار انجام شده، خروجی PDF آن گرفته شده، و مستقیما از طریق پروفایل مشتری برای او ایمیل یا فکس اینترنتی می شود.

منبع:

https://parsvt.com/essential-software-for-companies/