رفتار سازمانی؛ ۴ گام عملیاتی برای بهبود آن (راهنمای جامع)

رفتار سازمانی یکی از مهم‌ترین مفاهیمی است که متخصصان شاغل در یک سازمان، باید آن را به‌خوبی درک کرده و بر آن تسلط داشته باشند. در این نوشتار قصد داریم ابتدا مفهوم رفتار سازمانی را به‌صورت کامل و دقیق شرح داده و تمام جزئیات آن را با یکدیگر بررسی کنیم و سپس در بخش دوم نوشتار، به بررسی مدیریت رفتار سازمانی و جزئیات مرتبط با آن بپردازیم. پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این نوشتار ما را همراهی کرده و رفتار سازمانی و نحوه مدیریت آن را به‌خوبی فرا بگیرید.

رفتار سازمانی: تعریف و مفاهیم کلیدی آن

رفتار سازمانی یک مفهوم بسیار مهم برای تمام سازمان‌ها و مجموعه‌هایی است که قصد دارند بخش نیروی انسانی سازمان خود را تقویت کرده و به‌خوبی بشناسند. زمانی که راجع به رفتار سازمانی صحبت می‌کنیم، گفت‌وگوی ما ناگزیر شامل چندین مفهوم و اصطلاح دیگر است که باید در همین ابتدا و پیش از هرچیزی، به یک درک واحد از آن‌ها دست پیدا کنیم:

• رفتار سازمانی: این اصطلاح به نحوه رفتار افراد شاغل در یک مجموعه اشاره دارد؛
• فرهنگ سازمانی: این عبارت به مجموعه اعتقادات، فرضیات و ارزش‌های موجود در یک مجموعه و میان افراد شاغل در آن مجموعه، گفته می‌شود؛
• عملکرد سازمانی: عملکرد و میزان تاثیرگذاری سازمان، نشان‌دهنده میزان تاثیرگذاری و موفقیت یک مجموعه، در راه رسیدن به اهداف تعیین‌شده سازمان است. میزان عملکرد سازمان، می‌تواند تحت تاثیر چندین عامل دیگر هم‌چون رفتار سازمانی، فرهنگ سازمانی و تجربه نیروهای کار قرار داشته باشد؛
• تغییرات سازمانی: به فرایند تغییرات عمدی سازمان هم‌چون تغییرات سازمانی یا مدل ساختاری، تغییرات سازمانی گفته می‌شود؛
• مدیریت تغییرات: اصول تعیین شده برای اجرا و مدیریت تغییر در سازمان، مدیریت تغییرات نامیده می‌شود که شامل موارد مختلفی هم‌چون کاهش میزان ریسک، افزایش سود پروژه‌ها و سایر موارد مشابه است؛
• تجربه نیروهای کاری: تجربه نیروهای کار همانند تجربه مشتریان، شامل تمام افرادی می‌شود که در طی فرایند جذب و اشتغال فرد، با آن نیروی کار تعامل دارند. این مفهوم می‌تواند بر رفتار سازمانی تاثیر گذاشته و در نتیجه حتی بر میزان سود نهایی سازمان نیز تاثیر داشته باشد.

تمام این مفاهیم، می‌توانند با ایجاد یک مبنای درست و قابل فهم، درک بهتری از عملکرد مردم در یک سازمان را فراهم آورند. با این وجود، هدف اصلی ما از این نوشتار، بررسی «رفتار سازمانی» است، بنابراین باید به بررسی جزئیات دقیق‌تر این عبارت بپردازیم.

جزئیات دقیق‌تر رفتار سازمانی

همان‌گونه که پیش‌تر اشاره شد، رفتار سازمانی به نحوه تعامل مردم با یکدیگر در یک سازمان و مجموعه اشاره می‌کند. 

به‌صورت اختصاصی، این اصل بر موارد زیر تمرکز دارد:

• نحوه تعامل افراد در همه سطوح سازمان به‌صورت فردی، گروهی و نحوه رفتار خود سازمان به‌صورت مستقل؛
• چگونگی بهینه‌سازی این تعاملات در راستای افزایش بهره وری کسب‌وکار؛
• سایر عوامل هم‌چون رضایت نیروهای کار، عملکرد شغلی و مهارت‌های مدیریتی و رهبری که در بهبود عملکرد کسب‌وکار تاثیر دارند.

چند المان مشخص وجود دارند که در میزان بهبود رفتار سازمانی، نقش مهمی ایفا می‌کنند و شامل موارد زیر است:

• عوامل اجتماعی؛
• محیط کاری؛
• مهارت‌های شغلی؛
• ابزارها و تکنولوژی‌های در دسترس.

بی‌شک میزان تاثیر این عوامل در رفتار سازمانی یکسان نیست و هر کدام میزان تاثیر مشخصی دارد. یک تحقیق مشهور در این رابطه وجود دارد که توسط التون مایو (Elton Mayo) انجام شده است. در این تحقیق گفته شده که میزان تاثیر المان‌های اطراف فرد شاغل هم‌چون پیش‌فرض‌های ذهنی، رفتار سرپرست‌ها و تعاملات مختلف میان همکاران، در دراز مدت نقش بسیار پررنگ‌تری نسبت به تاثیر محیط کار ایفا می‌کند و میزان بهره‌وری فرد، علاوه بر محیط کار، تحت تاثیر سایر عوامل دیگر نیز خواهد بود.

این تحقیق، به‌عنوان پایه و اساس رفتار سازمانی شناخته شده و امروزه بر درک و بهبود جنبه‌های دیگر کسب‌وکار تمرکز دارد. برخی از مهم‌ترین جنبه‌های دیگر کسب‌وکار، شامل موارد زیر است:

• مدیریت و رهبری؛
• قوانین و سیاست‌های محیط کار؛
• شخصیت و رفتار هر کدام از افراد شاغل در مجموعه؛
• فرهنگ سازمانی.

در بخش‌های بعدی، روش‌های مختلفی برای تحلیل و بهبود هر کدام از این حوزه‌ها ارائه می‌دهیم و در رابطه با هر کدام، کمی بیشتر خواهیم گفت. اما پیش از انجام این کار، اجازه دهید که با پاسخ‌دادن به چند سوال مهم، به درک بسیار بهتری از رفتار سازمانی دست پیدا کنیم.

در این بخش، برخی از مهم‌ترین سوالات حوزه رفتار سازمانی را با هم بررسی کنیم که متخصصان این حوزه معمولا با آن‌ها روبه‌رو می‌شوند.

 مطلب مرتبط: رفتار شهروندی سازمانی یا OCB چیست و چگونه کارمندان درگیر آن می‌شوند؟

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

دلایل اهمیت رفتار سازمانی 

همان‌گونه که پیش‌تر گفته شد، بهبود رفتار سازمانی، می‌تواند تاثیر مثبتی بر همه بخش‌های سازمان بگذارد و حوزه‌های مختلف را بهبود ببخشد. برای مثال، بهبود رفتار سازمانی می‌تواند به این نتایج مثبت منجر شود:

• افزایش مشارکت و رضایت نیروهای کار؛
• بهره‌وری نیروهای کاری در سطوح بسیار بالاتر؛
• فرایند کاری مستقیم و صریح‌تر؛
• محیط کاری بسیار بهتر؛
• سازگاری بیشتر میان فرهنگ سازمانی و نیروهای شاغل در سازمان؛
• رسیدن به اهداف سازمانی به‌شکل سریع‌تر و موثرتر.

به همین خاطر و با توجه به تاثیر رفتار سازمانی در این حوزه‌ها، رفتار سازمانی اهمیت بسیار زیادی برای مدیران سازمان، استراتژی‌های انتخابی برای مجموعه و در نهایت نیروهای شاغل در سازمان دارد.

به‌صورت عادی، بخش منابع انسانی وظیفه مدیریت رفتار سازمانی را برعهده دارد. با این وجود و همان‌گونه که اشاره کردیم، «بهبود رفتار سازمانی» موضوعی است که به‌صورت کلی‌تر در سازمان تاثیرگذار بوده و برای افزایش تاثیر و بهره‌وری سازمان، بر آن تاکید می‌شود. با توجه به ابعاد یک سازمان، رفتار سازمانی ممکن است در حوزه کاری بخش‌های مختلفی هم‌چون موارد زیر قرار داشته باشد:

• منابع انسانی؛
• مدیریت تجربه کاری نیروهای شاغل؛
• مدیران بخش Digital Adoption؛
• مدیران آموزش؛
• تمام مدیرانی که چند وظیفه هم‌زمان در سازمان داشته و مدیریت بخش‌های مختلفی از دوره حیات شغلی کارمندان را برعهده دارند.

نحوه ارزیابی میزان تاثیر رفتار سازمانی بر کسب‌وکار

همانند سایر ارزیابی‌های موجود برای کسب‌وکارها، در این بخش نیز باید از معیارهای پوچ اجتناب کرده و بر این موضوع تمرکز کنیم که یک بخش مشخص در کسب‌وکار، چگونه بر سایر اهداف سازمانی تاثیر می‌گذارد. برخی از مهم‌ترین حوزه‌های تحت تاثیر رفتار سازمانی، شامل موارد زیر است:

• نحوه عملکرد و میزان بهره‌وری سازمان؛
• میزان اثربخشی و کارایی فرایندهای مختلف موجود در کسب‌وکار؛
• میزان توانایی سازمان برای دستیابی به اهداف مهم تعیین‌شده.

با توجه به این اهداف صریح، می‌توان معیارهای مشخصی را طراحی و توسعه داد که رابطه میان رفتار سازمانی و میزان نتایج کسب‌شده را به‌خوبی نشان دهند. برای مثال معیارهای مد نظر، می‌توانند بر اهداف مختلف تعین‌شده تمرکز داشته باشند.

در بخش بعدی، رویکرد گام به گام برای تحلیل و بهبود رفتار سازمانی را با هم بررسی خواهیم کرد.

 مطلب مرتبط: مدیریت منابع انسانی یا HRM چیست؟ (راهنمای جامع)

چگونگی بهبود رفتار سازمانی: فرایند گام به گام

اگر مدیران و کارآفرین‌ها احساس کنند که می‌توانند میزان دست‌آوردهای کسب‌وکار خود را با کمک بهبود رفتار سازمانی، افزایش دهند، فرایند گام به گام بهبود رفتار سازمانی را دنبال خواهند کرد. در این بخش به معرفی و بررسی مراحل و گام‌های مختلف فرایند بهبود رفتار سازمانی خواهیم پرداخت که می‌توانید با کمک آن، رفتار سازمانی مجموعه و سازمان خود را تغییر دهید. جهت اطلاع از بهبود عملکرد سازمان، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

۱. اجرای یک ارزیابی کلی

گام اول این فرایند این است که رفتار سازمانی را بررسی کرده و تعیین کنید که رفتار سازمانی موجود، چه تاثیری بر کارایی سازمان و کسب‌وکار شما دارد. برای انجام این کار، باید بر بخش‌های زیر تمرکز کنید:

حالات روحی و احساسات نیروهای سازمان: احساسات و حالات روحی افراد شاغل در سازمان، تاثیر مهمی در رفتار و عمکلرد آن‌ها خواهد گذاشت. کارمندانی که از کار خود رضایت نداشته و یا تجهیزات دیجیتالی ناکارآمدی دارند، نسبت به سایر افراد راضی از شغل و شرایط خود، عملکرد بسیار کمتری خواهند داشت؛

میزان بهره‌وری و کارایی نیروهای سازمان: در زمان ارزیابی عملکرد سازمان، میزان بهره‌وری و کارایی نیروها یکی از فاکتورهای مهم به شمار می‌آید، زیرا زمانی که در حال ارزیابی سطوح مختلف کارایی هستیم، باید به‌صورت دقیق بدانیم که چه عواملی در این سطح از کارایی دخیل است. به همین خاطر نظرسنجی‌های طراحی شده برای این بخش، باید شامل سوالات هدف‌مندی باشند که بتوانند این عوامل پنهان را آشکار کنند؛

سیستم‌های موجود و میزان مسئولیت‌پذیری هر کدام: در حال حاضر میزان مسئولیت پذیری در سازمان، چگونه مدیریت می‌شود؟ سیستم‌های پاسخ‌گو و مسئولیت‌پذیر، رفتار نیروهای سازمان را رهگیری کرده و تضمین می‌کنند که هر فرد شاغل در سازمان، مسئولیت تمام رفتارها و وظایف خود را بر عهده می‌گیرد. بهترین روش انجام این کار، از طریق برقراری تعامل اثرگذار، اجرای مستمر قوانین تعیین شده و البته تضمین اعطای پاداش‌ها و یا اجرای جریمه‌ها به‌صورت عام است؛

فرهنگ: رفتار سازمانی و فرهنگ، همیشه در کنار یکدیگر قرار دارند. برای مثال، یک فرهنگ مبتنی بر دانش دیجیتالی، ارائه آموزش‌های دائم و سازگار با تغییر، در دنیای دیجیتالی دائما در حال پیشرفت فعلی، سازگاری بسیار بیشتر و بهتری خواهد داشت؛

تجربه نیروهای شاغل در سازمان: تجربه افراد شاغل در سازمان، شامل همه بخش‌های تعامل فرد با سازمان است و این تجربه نیروی کار، از تعاملات پیش از استخدام تا زمان خروج نیرو از سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. فرایند تجربه نیروهای شاغل در سازمان، توسط سازمان‌های بزرگ و معتبری هم‌چون گالوپ (Gallup)، نقشه‌برداری و ارزیابی شده است. این سازمان‌ها مدعی هستند که بهینه‌سازی تجربه نیروهای شاغل در سازمان، می‌تواند عملکرد کلی و نهایی سازمان را نیز بهبود دهد؛

محیط کار دیجیتال: بخش دیجیتالی محیط کار و تجربه کاری دیجیتالی نیروهای شاغل در سازمان، یکی دیگر از بخش‌های مهمی است که باید در این فرایند و البته در عصر دیجیتالی فعلی، مد نظر قرار دهید. برای مثال ابزارها، برنامه‌های آموزشی و جریان کاری موثر در حوزه دیجیتالی، همه می‌توانند بر رفتار سازمانی نیروهای کار تاثیر گذاشته و البته تاثیر مستقیمی نیز خواهند گذاشت.

از آن‌جا که حوزه‌های مهمی هم‌چون کارایی سازمان، میزان اثربخشی و در نهایت عملکرد آن، برای اغلب مدیران اهمیت بسیار بالایی دارد؛ باید در زمان ارزیابی اولیه تمام این بخش‌ها را نیز به‌دقت بررسی و ارزیابی کنید.

۲. تحلیل و بررسی استراتژی

به‌محض اینکه ارزیابی‌های اولیه به پایان رسید، زمان تحلیل نتایج فرا می‌رسد. همراه با تمام موارد مهم، متخصصان این حوزه باید موارد زیر را نیز مد نظر قرار دهند:

• میزان اثرگذاری رفتار سازمانی بر کارایی سازمان؛
• چگونگی تاثیر تجربه نیروهای شاغل در سازمان بر رفتار سازمانی؛
• برنامه‌های مدیریت تجربه کارمندان فعلی سازمان، برنامه توسعه سازمانی، برنامه مدیریت تغییرات و سایر موارد مشابه.

این بررسی‌های بیشتر، راه را برای اجرای استراتژی‌هایی هموار می‌کند که به هدف بهینه‌سازی حوزه‌‌های مختلف طرح‌ریزی شده است. برخی از مهم‌ترین حوزه‌های مختلف در این بخش، شامل موارد زیر است:

تجربه نیروهای سازمان: همان‌گونه که پیش‌تر گفته شد، تجربه نیروهای سازمان شامل تمام تعاملاتی است که فرد در فرایند استخدام و زمان اشتغال، با آن مواجه می‌شود. هر سطح از این فرایند را می‌توان بخش‌بندی و سپس به‌صورت مجزا تحلیل کرد تا بتوان آن را به‌صورت خاص بهبود بخشید. بهبود فرایند استخدام افراد در مجموعه، باعث افزایش تعامل، ماندگاری فرد در سازمان، بهره‌وری و سایر موارد مهم دیگر خواهد شد؛

آموزش: این موضوع یعنی آموزش به نیروهای سازمان، در بخش‌های مختلف و مخصوصا در بخش دیجیتالی، اهمیت بسیار زیادی دارد. آموزش باکیفیت‌تر باعث تسریع زمان سازگاری فرد با سیستم، کاهش خستگی نیرو در زمان کار با نرم‌افزارها و در نهایت افزایش کلی بهره‌وری خواهد شد؛

فرهنگ: فرهنگ سازمانی تنها در زمانی باید تغییر پیدا کند که فرهنگ فعلی موجود در مجموعه، بر عملکرد سازمان تاثیر منفی داشته باشد. اگر ارزیابی‌های اولیه نشان داد که فرهنگ تاثیر منفی بر عملکرد سازمان دارد، چند رویکرد کلی برای رفع این حالت وجود خواهد داشت. برای مثال بهبود کارکرد مدیریت استعداد و فرایند استخدام، می‌تواند این تضمین را ایجاد کند که تنها افرادی استخدام خواهند شد که بیشترین تطابق و سازگاری با فرهنگ سازمانی مد نظر را دارند؛

محیط کاری دیجیتال: بهبود محیط کاری دیجیتال، یکی دیگر از روش‌هایی است که برای بهبود رفتار سازمانی می‌توان آن را در نظر گرفت. برای مثال، برگزیدن بهترین استراتژی برای سازگاری با تغییرات دیجیتال، باعث ساده‌سازی فرایند آموزش دیجیتالی، کاهش سطوح خستگی ناشی از انجام این کار و در نهایت باعث افزایش بهره‌وری نیروهای سازمان خواهد شد.

در عین حال و در همین موقعیت، باید مجموعه‌ای از معیارها برای ارزیابی و اندازه‌گیری میزان پیشرفت و حرکت به سمت اهداف مد نظر، طراحی و توسعه داده شوند.

۳. طراحی یک نقشه راه برای تغییرات

پس از تعیین استراتژی و هدف، کسب‌وکارها می‌توانند یک گام به جلوتر حرکت کرده و برای تغییرات مد نظر خود، یک نقشه راه طراحی کرده و آن را توسعه دهند. این نقشه و برنامه، باید شامل بخش‌های زیر باشد:

خط زمانی: هر بخش از پروژه باید یک چارچوب زمانی مشخص، همراه با موعد تحویل نهایی داشته باشد؛ جهت اطلاع از بهبود عملکرد سازمان، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

سطوح مختلف همراه با تشریح کامل و تعیین هدف: یک برنامه و نقشه راه، زمانی مفید و ارزش‌مند است که بتوان از آن به‌عنوان یک مرجع معتبر اسناد و مدارک برای تمام افراد مشارکت‌کننده، استفاده کرد. به همین خاطر هر بخش و هر سطح از این نقشه، باید شامل شرح دقیق و کاملی از تمام موارد مورد بحث در آن بخش، هدف هر فاز و در نهایت اهداف قابل اندازه‌گیری باشد؛

مسئولیت‌های تخصیص داده شده: علاوه بر موارد پیشین، در نقشه و برنامه طراحی شده، باید به‌صورت واضح مشخص شود که مسئولیت هر بخش بر عهده چه کسانی است. به هر حال ایجاد یک تغییر سازمانی، به تلاش همه‌جانبه افراد مختلفی بستگی دارد و کسب موفقیت و رسیدن به اهداف تعیین شده، در گرو هماهنگی تلاش افراد مختلف خواهد بود.

با این وجود و علی‌رغم تمام این موارد، رسیدن به هدف و کسب موفقیت، قابل تضمین نیست. تنها می‌توان گفت هر قدر که رویکرد مدیریتی بهتر باشد، نتایج کسب‌شده از این برنامه نیز بهتر خواهند بود.

۴. پیاده‌سازی و بهینه‌سازی

روش‌های بسیار زیادی برای پیاده‌سازی تغییرات سازمانی وجود دارد و نوع پیاده‌سازی با توجه به عوامل مختلفی هم‌چون تغییرات مد نظر، نوع سازمان و البته شرایط اختصاصی هر سازمان، متفاوت خواهد بود. ۲ رویکرد کلی در این رابطه وجود دارد:

• تغییرات کلی و یکپارچه: یکی از رویکردهای رایج این است که پروژه‌ی تغییرات را به‌صورت هم‌زمان و در تمام بخش‌های سازمان به یک باره اجرا کنید؛
• فرایند تدریجی: رویکرد دیگر این است که پیاده‌سازی تغییرات هر بخش را به‌صورت مجزا انجام دهید.

هر کدام از این رویکردها، مزایا و معایب خاص خود را دارند. برای مثال پیاده‌سازی یک‌باره تغییرات، سرعت بالایی دارد، اما به آماده‌سازی‌های بسیار بیشتری نیاز داشته و معمولا ریسک بالاتری را نیز به دنبال خواهد داشت.

رویکرد پیاده‌سازی مجزا و مرحله‌ای، برای تکمیل به زمان بسیار بیشتری نیاز دارد، اما این امکان را در اختیار مدیران و سرپرستان قرار می‌دهد که خود را با هر تغییر کوچک، تطبیق داده و سپس به بخش بعدی بروند.

روش پیاده‌سازی تغییرات تدریجی، گام‌هایی مشابه مراحل زیر را در پی خواهد داشت:

۱. اجرای یک تست اولیه: تست اولیه معمولا نسخه بسیار کوچک‌تری از برنامه نهایی است و تنها برای یک گروه کوچک از نیروهای سازمان اجرا و پیاده‌سازی می‌شود. برای مثال اگر پروژه تغییرات سازمانی در رابطه با پیاده‌سازی یک برنامه دیجیتالی و ایجاد تطابق و سازگاری نیروهای مجموعه با آن نرم‌افزار است، ابتدا این برنامه دیجیتالی تنها در یک بخش کوچک سازمان و برای گروه مشخصی از نیروها، اجرا خواهد شد؛

۲. آموزش: تست اولیه معمولا نتایج ارزش‌مندی را فراهم می‌کند که می‌توان از آن‌ها برای تصمیم‌های آتی بهره برد. برای مثال می‌توان از نتایج اولیه و بازخورد نیروهای سازمان، برای تعیین میزان سازگاری راه‌حل انتخاب‌شده و یا نیاز به ایجاد تغییرات لازم پیش از پیاده‌سازی نهایی، استفاده کرد؛

۳. اجرای تغییرات در سازمان: به‌محض اجرای تست اولیه و کسب نتایج کافی، می‌توان تغییرات مد نظر را در تمام سازمان پیاده‌سازی کرد. این پیاده‌سازی را می‌توان در همه بخش‌های سازمان به‌صورت یک‌باره اجرا نمود و یا اینکه در بخش‌ها و سطوح مختلف، به‌صورت گام‌ به گام اجرا شود؛

۴. تحلیل و بهینه‌سازی: حتی پس از پیاده‌سازی تغییرات و تکمیل این فرایند، هم‌چنان امکان بهبود و بهینه‌سازی رفتار سازمانی وجود دارد. به هرحال، برنامه تغییرات سازمانی به‌عنوان یک طرح دائمی، طراحی و اجرا می‌شود و به همین خاطر می‌توان آن را همیشه بهبود بخشیده و بهینه‌سازی کرد. برای مثال، پروژه تغییرات نباید همانند نصب یک نرم‌افزار ساده و شکل «پیاده‌سازی و سپس فراموش‌کردن» را داشته باشد، بلکه برای کسب بهترین نتایج ممکن، باید برنامه تغییرات به‌صورت مستمر ارزیابی و بهینه‌سازی شود.

چندین رویکرد مختلف وجود دارد که یک کسب‌وکار می‌تواند به هدف بهبود رفتار سازمانی، از آن استفاده کند. با دنبال‌کردن گام‌هایی که در این‌جا نیز به آن‌ها اشاره شده است؛ یک سازمان می‌تواند بر مهم‌ترین مسائل موجود هم‌چون بهینه‌سازی رفتار سازمانی تمرکز کند که در نتیجه آن بهینه‌سازی، نتایج قابل ارزیابی برای عملکرد سازمانی ایجاد خواهد شد.

 مطلب مرتبط: تغییر فرهنگ سازمانی

تغییر رفتار سازمانی: نکات و ترفندهای مرتبط به آن

در این بخش، به بررسی نکات، استراتژی‌ها و بهترین روش‌هایی خواهیم پرداخت که می‌توانند به بهبود رفتار و عملکرد سازمانی منجر شوند. احتمالا مهم‌ترین نکته این بخش این است که باید بر هدف نهایی متمرکز مانده و جدیت خود را در این مسیر از دست ندهید.

تمرکز بر کارایی

تنها به هدف ایجاد تغییر، فرهنگ سازمانی را تغییر ندهید، در عوض هدف اصلی این کار یعنی افزایش کارایی سازمان را در نظر گرفته و تغییرات سازمانی را به این هدف دنبال کنید.

فرهنگ سازمانی، نقش بسیار مهمی در نحوه عملکرد نیروهای سازمان ایفا می‌کند. با این وجود، نباید فرهنگ را تنها به دلیل ایجاد یک تغییر و تحول سالانه و فصلی، تغییر دهید؛ بلکه هدف اصلی تغییرات سازمانی باید اهداف بسیار مهم‌تری، هم‌چون موارد زیر باشند:

• بهینه‌سازی عملکرد و کارایی؛
• بهینه‌سازی معیارهای کلیدی نیروهای سازمان هم‌چون مدت زمان حضور و فعالیت فرد در سازمان؛
• کمک به واحدهای مختلف کسب‌وکار برای رسیدن به اهداف مجزای خود.

امروزه، فرهنگ سازمانی یکی از مهم‌ترین موضوعات روز دنیای کسب‌وکارها است و متخصصان زیادی تلاش می‌کنند که فرهنگ سازمانی کسب‌وکار خود را تغییر داده و مدرنیزه کنند. با این وجود، همان‌گونه که متخصص مدیریت و رهبری ادگار شِین (Edgar Schein) پیش از این گفته است، «تغییر فرهنگ سازمانی از جنبه‌های مختلفی هم‌چون بار روانی و میزان هزینه‌های مالی، بسیار سنگین و دشوار خواهد بود».

به همین خاطر و با توجه به این دلیل مهم، تغییر فرهنگ سازمانی تنها باید در صورت لزوم و ضرورت، انجام شود. 

پیاده‌سازی رویکرد ساختاریافته برای تغییرات سازمانی

هر پروژه بهبود رفتار سازمانی، بخشی از فرایند تغییرات سازمانی خواهد بود. ممکن است تغییرات کوچک، بزرگ و یا متوسط باشند؛ با این وجود و صرف نظر از ابعاد تغییر، باید یک رویکرد ساختاریافته برای مدیریت تغییرات مد نظر، طراحی و پیاده‌سازی کنید.

مدیریت تغییر، نرخ موفقیت و میزان تاثیرگذاری تغییرات را از طریق تمرکز بر هر فرد شاغل در سازمان، افزایش داده و بدین شکل بهبود می‌بخشد. برای مثال، یک رویکرد رایج مدیریت تغییر سازمانی، شامل این موارد است:

• ایجاد یک آگاهی جمعی نسبت به نیاز به تغییر؛
• ایجاد انگیزه و افزایش مشارکت نیروهای سازمان؛
• فراهم‌کردن دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای تغییر؛
• اصلاح و بازنگری تغییر به‌هدف تضمین ابقای تغییر در سازمان به‌صورت دائمی.

افرادی که مدیریت تغییرات را برعهده دارند، باید موانع موجود در مسیر تغییر هم‌چون امتناع نیروهای سازمان از پذیرش تغییر را نیز شناسایی کرده و تلاش کنند که آن را پشت سر بگذارند. یک برنامه موفق و تاثیرگذار در زمینه مدیریت تغییر، می‌تواند نتایج هر گونه پروژه تغییر را به‌شکل چشم‌گیری افزایش داده و آن را بهبود دهد.

در بخش‌های پیشین به برخی از مزایای پیاده‌سازی مدیریت تغییر اشاره کردیم که شامل این موارد بود:

• افزایش تاثیر و میزان عملکرد پروژه؛
• افزایش سود؛
• مشارکت بسیار بیشتر از سوی نیروهای سازمان و سهام‌داران؛
• خط زمانی کوتاه‌تر سازمان؛
• بهبود مدیریت ریسک.

در نظر گرفتن ورودی‌های کارمندان

اطلاعات، داده‌ها و ورودی کارمندان می‌تواند اطلاعات ارزش‌مندی در رابطه با رفتار سازمانی در اختیار شما قرار دهد و در واقع این داده‌های اولیه، می‌توانند پایه و اساس برنامه بهینه‌سازی رفتار سازمانی را شکل دهند. اغلب رویکردهای طراحی تغییر سازمانی بسیار محبوب و رایج فعلی هم‌چون طراحی‌های مبتنی بر کاربر، چنین ورودی‌هایی را به‌عنوان هسته مرکزی و اصلی روش خود، در نظر می‌گیرند. کسب‌وکارهایی که برنامه تغییر را از این زاویه دید پیاده‌سازی می‌کنند، چنین رویکردی را خواهند داشت:

• به‌صورت مستمر داده‌های مختلفی هم‌چون اطلاعات مرتبط به کارایی و بازخوردها را از کارمندان خود اخذ کرده و گردآوری خواهند کرد؛
• داده‌های کسب‌شده را به‌هدف درک دقیق‌تر و کامل‌تر، افزایش فرصت‌ها، شناخت نقاط ضعف و قوت، تحلیل می‌کنند؛
• بر اساس همان داده‌ها، روش‌ها و راه‌حل‌های مرتبط طراحی می‌کنند.

اثرگذارترین برنامه‌های مبتنی بر نیروهای سازمان، داده‌های برگرفته شده از بازخوردهای نیروهای سازمان را همانند سایر داده‌های مهم هم‌چون تحلیل‌های سازمانی و داده‌های دیگر، در نظر گرفته و این داده‌ها را در پروسه خود به‌عنوان یکی از بخش‌های بسیار مهم، استفاده می‌کنند.

استخدام حسابدار

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

مدیریت تجربه نیروهای شاغل در سازمان

بر اساس تحقیقات و مطالعات گالوپ، دوره حیات حضور افراد شاغل در سازمان را می‌توان به ۷ بخش تقسیم کرد:

1. جذب؛
2. استخدام؛
3. پذیرش در سازمان یا آنبردینگ (Onboarding)؛
4. مشارکت؛
5. اجرا؛
6. توسعه؛
7. جدا شدن.

بیشترین زمان حضور نیروهای سازمان صرف ۳ مرحله میانی یعنی مشارکت، اجرا و توسعه می‌شود. به همین خاطر، اغلب متخصصان فعال در حوزه تجربه نیروها، به‌صورت خاص بر بهینه‌سازی میزان مشارکت، نحوه عملکرد و در نهایت توانایی افراد تمرکز می‌کنند.

با این وجود، تمام بخش‌های دوره حیات حضور فرد در سازمان اهمیت دارد و هر کدام از این بخش‌ها باید به‌صورت مجزا برنامه ریزی و مدیریت شود. برای مثال، به این مورد توجه کنید:

بخش‌های جذب و استخدام، دو بخش بسیار مهم و ضروری در فرایند مدیریت استعدادها هستند که می‌توانند تمام فرهنگ سازمانی و رفتار سازمانی را تحت تاثیر قرار دهند.

بخش پذیرش در سازمان، جو اصلی و کلی دوره حضور فرد در سازمان را تعیین می‌کند و بر دید فرد نسبت به کسب‌وکار و سازمان، میزان زمان فعالیت در سازمان و سایر موارد مهم دیگر را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بخش نهایی این دوره حیات یعنی جداشدن فرد از سازمان نیز می‌تواند داده‌های مهمی در رابطه با نوع تجربه افراد در سازمان و البته دلیل اصلی خروج آن‌ها از مجموعه را در اختیار مدیران قرار دهد. همانند سایر بخش‌های مهم سازمان هم‌چون تجربه مشتریان، تجربه محصول و سایر فرایندهای مبتنی بر نظرات افراد، می‌توان برای بهبود تجربه نیروهای سازمان نیز برنامه‌ریزی‌های مختلفی را طراحی و پیاده‌سازی کرد.

در نهایت باید بگوییم که هر قدر تجربه افراد شاغل در سازمان بهتر و غنی‌تر باشد، تاثیر بسیار بهتری نیز بر رفتار سازمانی خواهد گذاشت.

بهبود تعاملات درون‌سازمانی

یکی دیگر از بخش‌های تاثیرگذار در رفتار سازمانی، تعاملات درون‌سازمانی افراد با یکدیگر است. در یک کسب‌وکار و یا مجموعه، تعاملات درون‌سازمانی شامل این موارد خواهد بود:

• تعامل همکاران با یکدیگر؛
• نحوه تعامل سرپرست‌ها با نیروهای خود؛
• تعامل غیر رسمی و اجتماعی میان نیروهای سازمان با یکدیگر.

به‌صورت ذاتی، تعامل موثر بسیار جذاب خواهد بود و می‌تواند رفتار سازمانی را نیز بهبود بخشد. با این وجود، یک سازمان نمی‌تواند تعامل غیر رسمی نیروها با یکدیگر را کنترل کند و از سوی دیگر، همین تعامل غیر رسمی تاثیر مستقیمی بر مکانیزم تعاملات رسمی درون سازمانی خواهد گذاشت. این تعاملات رسمی شامل موارد زیر است:

• مکاتبات درون‌سازمانی هم‌چون یادداشت‌ها، ایمیل‌ها و نامه‌های ارسالی؛
• مدارک و اسناد مهم هم‌چون گزارش فرایندها، پروتکل‌ها، نیازمندی‌های رفتاری و آموزش‌های اولیه مرتبط به محصولات؛
• انواع جلسه‌های آنلاین، تلفنی و یا حضوری.

به همین خاطر هر سازمان باید تمام تلاش خود را به کار گرفته تا مکانیزم تعاملات رسمی را به‌بهترین شکل ممکن بهبود دهد. انجام این کار می‌تواند بخش‌های مختلف سازمان هم‌چون حس کارمندان به سازمان و به یکدیگر، کارایی و رفتار آن‌ها را نیز تحت تاثیر قرار دهد.

 مطلب مرتبط: چگونه یک کارمند بد می‌تواند بر رفتار کل کارمندان تأثیر منفی بگذارد؟

عدم تغییر افراد، بلکه تغییر سازمان

سیستم‌های مسئولیت‌پذیری، قوانین، دستورالعمل‌ها و پروتکل‌های مختلف، همه روش‌های بسیار موثری برای مدیریت رفتار نیروهای سازمان است. با این وجود فراموش نکنید که کنترل بیش از حد نیروها، موجب خستگی، اضطراب و در نهایت مقاومت از سوی نیروهای سازمان خواهد شد.

در صورت انجام این کار، تمام فاکتورهای مهم هم‌چون میزان مشارکت، میزان رضایت، مدت زمان حضور هر نیرو در سازمان و سایر فاکتورهای مهم مشابه، به‌شدت کاهش خواهند یافت. در نتیجه تمام این اتفاقات، رفتار سازمانی و میزان کارایی و عملکرد نیز به شکل قابل توجهی تحت تاثیر منفی این موارد قرار خواهند گرفت.

بنابراین در عوض مدیریت جزیی بخش‌های مختلف هم‌چون محیط کار، فرهنگ و کارمندان، تلاش کنید که با بهبود شرایط سازمان و سیستم‌های آن، باعث بهبود شرایط کلی مجموعه شوید. این بهینه‌سازی‌های از بالا به پایین در سازمان، باید بر بخش‌های مختلفی هم‌چون موارد زیر، تمرکز کند:

• مدیریت؛
• رهبری؛
• محیط کار دیجیتالی؛
• تجربه کاری افراد در سازمان؛
• تعاملات درون‌سازمانی؛
• برنامه‌های توسعه تخصص و آموزش؛
• برنامه‌های بهبود شرایط سازمان.

به عبارت دیگر، در عوض پرسیدن این سوال که کارمندان چه کاری را می‌توانند برای سازمان ما انجام دهند، این سوال را از خود بپرسید که سازمان می‌تواند چه کارهایی را برای کارمندان انجام دهد؟

 مطلب مرتبط: ۱۰ نمونه از شرکت‌هایی که فرهنگ سازمانی فوق‌العاده‌ای دارند

۵ برنامه آماده اجرا برای بهبود رفتار سازمانی

در بخش‌های پیشین، یک فرایند گام به گام برای بهبود رفتار سازمانی را با هم مرور کردیم. با اینکه ارزیابی‌های مختلف می‌توانند داده‌ها و راه‌حل‌های منحصر به‌فردی را برای بهبود رفتار سازمانی در اختیار ما قرار دهند، این راه‌حل‌های کسب شده همیشه چندان بدیهی و واضح نیستند.

در این بخش، ۵ برنامه آماده اجرا برای بهبود رفتار سازمانی و البته از آن مهم‌تر برای بهبود عملکرد و کارایی سازمان را با هم بررسی کرده و نکات مهم آن را شرح خواهیم داد.

۱. بازطراحی سیستم مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی

سیستم‌های مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی (systems of accountability) در مدیریت و تنظیم رفتار کارمندان، نقشی مهم و زیربنایی دارد. برای این که یک سیستم تاثیر کافی را داشته باشد، باید شامل چند بخش مهم و مشخص باشد:

انتظارات: اولین و مهم‌ترین مسئله این است که کارمندان به‌صورت دقیق و واضح بدانند که در سازمان چه انتظاراتی نسبت به آن‌ها وجود دارد. اگر آن‌ها مسئولیت انجام یک وظیفه یا به سرانجام رساندن یک پروژه را برعهده دارند، باید دقیقا بدانند نسبت به انجام این وظیفه چه انتظاراتی وجود دارد و بتوانند عواقب عدم انجام آن را به‌دقت درک و محاسبه کنند؛

پایداری: پایداری و استمرار چندین وجه مختلف داشته و به معنای استمرار در اجرای قوانین، استمرار در برقراری تعاملات و استمرار در اعطای پاداش‌ها و یا اجرای جرایم است. عدم پایداری در رفتار مدیران سازمان، میزان اعتماد نیروها به مدیران را کاهش خواهد داد و در نتیجه آن، نیروهای مجموعه اعتماد خود را به سازمان نیز از دست می‌دهند؛

بازخوردها: ارائه بازخورد نسبت به عملکردهای مختلف، به نیروهای سازمان کمک می‌کند که نحوه ارزیابی عملکرد خود را به‌شکل واضح درک کنند. علاوه بر این، ارائه بازخورد به نیروها یادآوری می‌کند که وظایف و عملکرد آن‌ها در سازمان اهمیت دارد و عدم انجام وظایف مختلف، عواقب مشخصی نیز در پی خواهد داشت. البته بهترین یادآور برای این موضوع این است که عواقب و پاداش‌های مرتبط را به‌صورت واقعی و مستمر در طی دوره فعالیت خود ببینند؛

عواقب: هر عملی باید یک عکس‌العمل مناسب داشته باشد، زیرا اگر عواقب عملکرد نامناسب به‌صورت واقعی تحقق پیدا نکند؛ افراد شاغل در سازمان عواقب کارهای خود را به‌درستی درک نکرده و به همین خاطر ممکن است که رفتار سازمانی از مسیر مد نظر منحرف شود. هرچند باید اشاره کنیم که عکس‌العمل همیشه منفی نبوده و گاهی در قالب پاداش و گاهی در قالب جریمه خواهد بود، و اجرای هر ۲ حالت برای افزایش مسئولیت‌پذیری سیستم و ماندگاری تاثیرات آن، الزامی است.

یک ارزیابی کلی راجع به سیستم فعلی مسئولیت‌پذیری سازمان، باید نقاط ضعف و قوت آن را آشکار کند. اگر هر گونه خطا و اشکالی وجود داشته باشد، مفاهیم ذکر شده در این بخش را باید به ترتیب و به‌صورت مرحله‌ای پیاده‌سازی کنید تا بهینه‌سازی‌های لازم انجام شود و سیستم به نتیجه دل‌خواه دست پیدا کند.

۲. پیاده‌سازی برنامه ۳ جانبه برای بهبود تعاملات سازمان

بهبود تعاملات درون‌سازمانی، یکی دیگر از روش‌های موجود برای بهینه‌سازی و بهبود رفتار سازمانی است. بی‌شک یکی از بزرگ‌ترین مشکلات محیط‌های کاری، عدم وجود تعاملات لازم و مناسب است. بهبود تعاملات میان افراد شاغل در سازمان، باعث ایجاد این موارد خواهد شد:

• ایجاد یک محیط کاری بهتر و روان‌تر؛
• بهبود کار تیمی و روابط دوستانه در سازمان؛
• افزایش کارایی محیط سازمان؛
• ایجاد روابط مستحکم میان مدیران و نیروهای سازمان.

تمام این حالت‌ها و چندین مورد دیگر، همه از افزایش تعامل در سازمان نشأت می‌گیرند. با اینکه نمی‌توان تمام رفتار سازمانی را تنها با افزایش تعامل نیروهای مجموعه تغییر داد، اما در صورتی که تعامل درون‌سازمانی ضعیف باشد، رفتار سازمانی نیز تحت تاثیر این جو منفی قرار خواهد گرفت.

ارزیابی ۳ جانبه با داشتن یک برنامه کلی، باعث بهبود ۳ حوزه اصلی در سازمان خواهد شد که شامل این بخش‌ها است:

۱. تعامل رو به پایین: این نوع تعامل یعنی تعامل رو به پایین، به نحوه برقراری ارتباط مدیران با نیروهای پایین‌تر از آن‌ها اشاره دارد. این مکانیزم ارتباطی شامل موارد مختلفی هم‌چون اجرای بازبینی، اعطای دستورات، فراهم‌کردن بازخوردها، برقراری گفت‌وگو و انواع موارد دیگر است. در این بخش باید پروتکل‌ها و فرایندهای تعاملاتی فعلی را بررسی کرده، با اجرای یک نظرسنجی از افراد شاغل در مجموعه، نقاط ضعف را شناسایی کنید و برای رفع آن‌ها راه‌حل‌ها مختلفی در نظر بگیرید؛

۲. تعامل رو به بالا: این نوع تعامل، به نحوه اطلاع‌رسانی از پایین‌ترین بخش‌های مجموعه به سمت جایگاه‌هایی مدیریتی و ارشد، اشاره می‌کند. این نوع تعامل شامل بازخورد نیروهای کار، پیشنهادات، گزارش‌ها، پروپوزال‌ها،گفت‌وگوها و سایر موارد مشابه است. مکانیزم و فرایند فعلی را ارزیابی کرده و سپس حوزه‌هایی را بیابید که امکان توسعه و رشد دارند. سپس با نظرسنجی از مدیران و نیروهای سازمان، بهترین روش را توسعه دهید؛

۳. تعاملات خطی: این نوع تعاملات، میان همکاران و سایر نیروهای هم‌رده رخ می‌دهد. برای بهبود این نوع تعاملات، سازمان‌ها باید فرایند تعامل‌های فعلی، پروتکل‌ها، نیازمندی‌ها و دستورالعمل‌های مختلف را ارزیابی و بررسی کنند.

علاوه بر این موارد، سازمان‌ها می‌توانند نحوه تعاملات غیر رسمی میان افراد شاغل در سازمان را از طریق برگزاری رویدادهای اجتماعی، محافل سازمانی و یا سایر فعالیت‌های غیر رسمی، بهبود ببخشند.

ناگفته پیدا است که هیچ کدام از این رویکردها یک روش سریع، جادویی و شگفت‌انگیز برای تغییر کلی و سراسری رفتار سازمانی نیست. با این وجود، افزایش و بهبود رفتار سازمانی در بازه‌های زمانی طولانی، تاثیر مثبتی بر رفتار سازمانی نیروهای شاغل در مجموعه خواهد گذاشت.

منبع:

https://karboom.io/mag/articles/%D8%B1%D9%81%D8%AA%D8%A7%D8%B1-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C