راه های بهبود بهره وری چیست ؟ | ۰ تا ۱۰۰ موارد (توضیح گام به گام )

قبل از بهبود بهره وری باید وضع موجود سازمان را مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار داد. راههای گوناگونی برای تشخیص و درمان بیماریهای یک سازمان وجود دارد. در بیشتر مواقع، بیماری سازمان در هر سه قلمرو سخت افزار، نرم افزار و نیروی انسانی وجود دارد. تشخیص نارسایی های سازمان در قلمرو سخت افزار به مراتب آسانتر از دو قلمرو دیگر است. تشخیص نقاط ضعف در دو حوزه نرم افزار و نیروی انسانی دشوارتر است.

در برخی از سازمان ها از گردش کار نامناسب شکایت می شود اما در بررسی های دقیق تر به این نتیجه رسید که نا آگاهی کارکنان از جزئیات نظام گردش کار، مساله واقعی است. گردش کار نامناسب بیماری در حوزه نرم افزار است. در حالی که ناآشنایی کارکنان نارسایی در حوزه نیروی انسانی است، عکس این موضوع نیز رخ می دهد. برای نمونه از سوی مدیریت یک سازمان، کارکنان شاغل، افرادی بی علاقه به کار ارزیابی می شوند. به همین دلیل مدیریت به دنبال راهها و تکنیک هایی می رود که انگیزه کارکنان خود را افزایش دهد. این کار با پرداخت های تشویقی، قدردانی کتبی و یا گردش شغل صورت می گیرد. در صورتی که در بررسی دقیقتر می توان دریافت، گردش کار نامناسب و قوانین زائد و دست و پاگیر است که تمام توان نیروی کار را هدر می دهد. جهت اطلاع از عارضه یابی کسب و کار، به سایت دیباگ مراجعه کنید.

در نتیجه توفیق نیافتن در کار و یا توقیق اندک در مقابل زحمات زیاد آنها را خسته و بی علاقه کرده است. سازمانی را که در یک یا چند زمینه ذیل از نارسائیهای جدی بر خوردار است دچار بیماری نرم افزاری می دانیم:

1. ساختار سازمانی: این ساختار از یکسو نمایش توزیع اختیار و مسئولیت و از سوی دیگر چگونگی ارتباط بین وظیفه ها را نشان می دهد.
2. رویه کار : شامل گردش کار و دستورالعمل های انجام کار و یا اجرای کار است. گردش کار، ترتیب و چگونگی در گیر شدن واحد های سازمانی را برای انجام کار نشان می دهد.
3. تولید و توزیع اطلاعات: در مراحل مختلف فرایند عملیات یک سازمان، اطلاعات و داده ها ایجاد می شوند. تداوم موفقیت عملیات سازمان رابطه مستقیمی به میزان بهره برداری از اطلاعات و داده هایی دارد که در جریان عملیات، تولید می شوند.
4. قوانین و مقررات و آیین نامه ها: این قوانین بسیار پیچیده، دست و پا گیر و بعضا ناسخ و منسوخ یکدیگر می باشند.
5. فرایند تصمیم گیری: شامل افراد و مکانیزمهای تصمیم گیری نظیر شوراها و کمیت ها است. برخی از نشانه ها و آثار بیماری های نرم افزاری سازمان ها به شرح زیر می باشند:

• انجام کار های یکسان با گردش کاری متفاوت.
• آشنایی کارکنان با کار خود، اما نبودن نظام مشخص در چگونگی انجام کار.
• نا آگاهی کارکنان از محتوای کار همکاران و نبودن احساس رابطه منظم بین کار آنان با دیگران.
• وجود طرح ها و ایده های نیمه کاره و رها شده.
• یکسان نبودن توزیع کار بین کارکنان و تفاوت بین حجم کار افراد هم رده.
• اختلال و مشکلات ناشی از تغییر برخی مدیران و کارکنان.
• وجود سو تفاهم در تماس های کتبی و شفاهی برای انجام کار.
• زیاد بودن تعداد بخشنامه ها و دستورات منسوخ.
• یکسان نبودن سرعت انجام کار های مشابه.
• روشن نبودن مسئولیت ها و اختیارات.
• منطبق نبودن سیستم ارتقا مبتنی بر شایستگی.
• بی توجهی به صلاحیت و شایستگی فنی و حرفه ای افراد.

بهره وری و سیستمهای سازمانی

راههای متفاوتی وجود دارد که به توسعه و افزایش بهره وری منتهی می شود. راههای زیر را می توان برای کارخانه ها مطرح نمود:

• بهبود جانمایی تاسیسات، تجهیزات و ماشین آلات کارخانه. جهت اطلاع از عارضه یابی کسب و کار، به سایت دیباگ مراجعه کنید.
• بهبود برنامه نقل و انتقال و حرکت مواد در داخل و خارج کارخانه.
• ایجاد تغییرات و تعویض در تجهیزات و تاسیسات و استقرار یک نظام پیشگیری و نگهداری.
• توسعه و بهبود در محصولات.
• بهبود در فرایند عملیات و جریان تولید.
• مکانیزاسیون و اتوماسیون.
• ایجاد سیستمهای تشویق و تنبیه.
• سیستم های مناسب پرداخت حقوق و دستمزد، پاداش بر اساس امتیازات و بهره وری.
• برقراری دوره های آموزشی با توجه به مشکلات واقعی در عمل.
• توسعه و بهبود برنامه ریزی تولید و فروش.
• رشد و یادگیری در سازمان.
• نگرش استراتژیک به مسائل سازمان.
• نظام نظارات، سنجش و ارزیابی عملکرد در سازمان.

در این میان جلوگیری از اتلاف مهم است. هر گونه فعالیتی که به بهبود بهره وری کمک نکند اتلاف به شمار می رود. اتلاف غالبا موجب افزایش هزینه محصول نهایی می گردد. اتلاف را می توان به ۵ گروه طبقه بندی نمود:

الف- اتلاف در جریان تولید

این پدیده زمانی رخ می دهد که از مواد خام و نیروی انسانی بیش از حد لازم استفاده کنیم و کالاهای نیم ساخته را انبار کنیم. تولید مازاد بر تقاضا باعث می شود هزینه های انبار داری، حمل و نگه داری و کاغذ بازی افزایش یابند.

ب- اتلاف ناشی از ضایعات

ساختن قطعات ناقص موجب هدر رفتن منابع می شود و باعث می گردد هزینه دوباره کاری افزایش و تفکیک قطعات خوب و بد دقت بیشتری ببرد.

پ) اتلاف ناشی از زمان انتظار و تاخیر

از کار افتادن ماشین ها، قطع شدن جریان برق، نرسیدن به موقع مواد اولیه و عدم توازن در خط تولید موجب افزایش هزینه ها و زمان تولید می شود.

ت- اتلاف ناشی از حمل و نقل

باید تا جایی که ممکن است با طراحی سالنهای تولید و استقرار ماشین آلات در جای مناسب میزان جابجایی قطعات، مواد و انسانها را به حداقل رساند.

ث- اتلاف ناشی از فرایند و حرکات غیر ضرور

با استفاده از سوالات کلیدی چه کاری، به چه دلیلی، کجا، کی، توسط چه کسی و چگونه، فرایند کار را مورد بررسی قرار داده و با حذف مراحل زائد، ترکیب، تجدید فرایند و ساده سازی، فرایند را بهبود بخشیم. مهندسی مجدد از روشهای کارآمد در بهبود سیستم ها و روش ها است. استفاده از علوم کارسنجی و روش سنجی به جلوگیری از اتلاف در فرایند کمک شایانی می کنند.

مطلب مرتبط : بهره وری چیست و به چه معناست؟ (تعریف | معنی در ایران)

برنامه ریزی برای بهبود بهره وری

برای رسیدن به بهبود در بهره وری باید برنامه ریزی کرد. غالبا برنامه ها بدلیل اینکه به زبان افرادی که باید آنها را به اجرا در آورند نوشته نمی شوند و دستورالعمل اجرائی مطلوبی ندارند، به شکست منتهی می شود. برای طراحی یک برنامه کامل و جامع بمنظور نیل به بهبود در بهره وری باید مراحل و مراتب فوق را تعقیب کرد:

1. تجزیه و تحلیل موقعیت سازمان یا شرکت.
2. طراحی برنامه بهبود در بهره وری.
3. ایجاد انگیزه و آگاهی لازم نسبت به بهره وری.
4. اجرای برنامه.
5. ارزیابی برنامه

اولین مرحله در یک برنامه ریزی جهت بهره وری، تجزیه و تحلیل کامل موقعیت است. برای این منظور به نکات زیر توجه می کنیم:

1. پایین بودن انگیزه در میان کارکنان می تواند یکی از علل کاهش بهره وری در یک شرکت یا سازمان باشد.
2. افزایش در هزینه های تولید و بازاریابی یک محصول یا خدمت علت معمولی کاهش بهره وری در بسیاری از شرکتها است.
3. ضایع کردن منابع نظیر مواد، زمان، کار و پول ممکن است منجر به کاهش بهره وری گردد.
4. تاخیر در تحویل محصولات و خدمات منجر به کاهش بهره وری می گردد. اگر شرکتی در زمان مقرر نسبت به تحویل کالا یا خدمت به مشتریان کوتاهی کند مشتری به دنبال فروشنده دیگری خواهد گشت.
5. باید به روابط رسمی و غیر رسمی شرکت که سبب تضعیف روحیه و ناکامی کارکنان می شود توجه داشت. چون یکی از مهمترین عوامل کاهش بهره وری حل نکردن این اختلافات است.
6. قصور شرکت در حفظ و بهبود دستیابی به آخرین پیشرفت ها در صنعت می تواند منجر به کاهش بهره وری شود.

طراحی برنامه های بهبود در بهره وری

باید روشهای گوناگون رسیدن به اهداف تعیین شده در سطوح مختلف سازمان از طریق تشکیل جلسات گوناگون برای افراد، آنها را برای کشف راههای بهتر بهره وری به کمک طلبید. هنگامیکه راه کار درست انتخاب می شود باید برای موثر شدن آن، برنامه و پروژه هایی طراحی نمود که بتوان به هدف بهره وری دست یافت. مثلا اگر آموزش کارکنان به روشهای موثر و بهتر راه کار منتخب است لذا برنامه باید شامل روش، محتوا، هزینه و دیگر جزئیات مربوط به آموزش باشد.

آگاهی از میزان و اهمیت بهره وری

پیش از اینکه هر برنامه بهبود بهره وری توسط سازمان به اجرا در آید باید کارکنان در همه سطوح سازمان را از اهمیت بهره وری و نیاز به آن آگاه کرد. تحمیل هر برنامه به کارکنان به هر شکل که باشد محققا منتج به رنجش و خشم آنان خواهد شد. در این مرحله باید کلیه اطلاعات مربوط به برنامه های پیشنهادی بهبود در بهره وری به اطلاع همه شرکت کنندگان در برنامه و افرادی که بنوعی در ارتباط با آن قرار می گیرند برسد.

مطمئنا تا اندیشه بهره وری را از طریق آگاهی دادن به کارکنان در آنها بوجود نیاوردیم، هرگز نخواهیم توانست تعهد لازم در اجرای برنامه بهبود در بهره وری را در آنان ایجاد کنیم و بدون وجود تعهد نیز قادر نخواهیم بود بهبود بهره وری دست یابیم.

برنامه آگاهی دادن می تواند معیارهای خاصی برای بهبود به طرق زیر داشته باشد:

1. تهیه اطلاعات لازم در مورد برنامه های بهبود در بهره وری برای رسیدن به منابع مشترک و کارکنان.
2. فراهم کردن کانالها و بحرانهائی برای بازخورد و رفع اشکال.
3. انتخاب رسانه های متعدد برای انتقال آگاهی و بدست آوردن بازخورد.
4. اقدام برای تحقیق و تفحص برای تشخیص عکس العمل های اولیه نسبت به برنامه ها و دریافت پیشنهادات.

اجرای برنامه های بهبود

پس از اینکه شرایط مناسب برای اجرای برنامه بهره وری پس از دادن آگاهی لازم به کارکنان بوجود آمد، شرکت زمینه اجرای برنامه های بهبود را مورد بررسی قرار خواهد داد. در صورتیکه امکان داشته باشد بهتر است برنامه را در یک سطح کوچکتر به اجرا در آورد تا مشکلاتی را که ممکن است در عمل بروز کند مشخص شود. مثلا اگر شرکتی تصمیم بگیرد که از فعالیتهای گروه کوچکی نظیر دوایر کنترل کیفیت برای بالا بردن بهره وری استفاده کند ممکن است تعداد اندکی از افراد کار آموزش و تعلیم را برای اداره کردن این دوایر آغاز کنند.

در مراحل اولیه، نظارت دقیق برای شناسائی و بر طرف کردن بعضی از مشکلات عملی ضرورت دارد. برنامه بهبود در بهره وری باید گام به گام و منظم و با تعیین یک چارچوب زمانی برای هر گام اجرا شود. اگر هدف بالا بردن بهره وری از طریق دوایر کنترل کیفیت باشد اجرای برنامه مستلزم موارد زیر خواهد بود:

1. اعلام حمایت مدیران سطوح بالا.
2. تشکیل یک کمیته هدایت کننده.
3. آغاز یک برنامه آموزش برای نشان دادن اهمیت دوایر و نیاز به کارکنان.
4. دعوت از داوطلبان برای تشکیل دوایر.
5. آموزش اعضا دایره.
6. تشکیل دوایر.
7. فراهم کردن فرصتی برای شناخت مدیریت.
8. معرفی و شناساندن اعضا شرکت کننده به عموم.

برنامه های بهره وری: تکنولوژی

مکانیزه یا خودکار کردن راهی برای افزایش بهره وری است. امروزه در زمینه های مهندسی، پزشکی، ساخت و صنایع خدماتی، تجهیزات تجهیزاتی جدیدی را مشاهده می کنیم که کار صدها نفر را انجام می دهند. کامپیوتری کردن اطلاعات بایگانی، پردازشها و روشهای انجام کار، منشا بهبود قابل توجهی در این راستا می باشند. رایانه ای کردن و استفاده از تحویلداران ماشین خودکار در معاملات بانکی راحتی و آسایش قابل قبولی برای ما به  ارمغان آورده است. در اداره های پلیس، سیستم پیک و روش تشخیص مظنون و سیستم کارگزینی و ادراه مجهز به رایانه، در بهبود بخشیدن بهره وری بسیار موثر است. در بخش خدمات کشوری، رایانه در انجام کارهای راهوار و یکنواخت مفید می باشد. لذا نیروی انسانی کمیاب را برای استفاده در انجام وظایف دیگر آزاد می کند. در یکی از ادرات دولتی ورود رایانه در نظارت بر پروژه ها تفاوت زیادی در بهره وری بوجود آورد. پیش از معرفی رایانه، پروژه ها توسط یک سیستم کارتی نظارت می شد که هم کند عمل می کرد و هم غیر کارا بود. اعمال این روش جدید منتج به مزایای زیر می گردد:

1. نظارت دوره ای قبل از مرتب کردن کارها.
2. دسترسی آسان به اطلاعات.
3. دسترسی به اطلاعات و استفاده بیش از یکبار از آنها.
4. تهیه خلاصه های ساده تر از پروژه ها و مرور بر آنها.

سهیم شدن در سود حاصل از بهره وری

بهبود در بهره وری نیاز به تلاش تقریبا تک تک افراد کشور دارد. بنابراین عادلانه خواهد بود اگر هر گونه سودی که بهبود در بهره وری بدست می آید بین کسانیکه در کسب آن دخیل بوده اند سهیم شوند. تعدادی از افراد و کارکنان و گروهها و موسسات با استفاده از منابع و تلاش خود برای تولید کالاها و خدمات در سرنوشت یک سازمان تجاری سهیم هستند. این افراد یا گروهها و موسسات را می توان بشرح زیر بر شمرد:

1. سهامداران – پوب خود را در سازمان سرمایه گذاری می کنند.
2. مدیریت – از منافع سازمان حراست می کنند.
3. کارکنان – تلاش و مهارت خود را در سازمان بکار می گیرند.
4. موسسات مالی نظیر بانکها – دوام و دیگر خدمات مالی ارئه می دهند.
5. دولت – تاسیسات زیر بنایی ایجاد می کند.
6. مصرف کنندگان – کالاها و خدمات تولید شده توسط سازمان را خریداری می کنند.
7. کسانیکه زمین، ماشین آلات و انبار کالا به سازمان اجاره می دهند.

هنگامی که بهره وری افزایش می یابد، اشخاص مذکور چه بدست می آورند:

1. سهامداران سود بیشتری بدست می آورند.
2. دولت مالیاتهای زیادتری وصول می کند.
3. موسسات مالی بهره بیشتری بایت وامهای اعطایی خود می گیرند.
4. مدیران امتیازات ارزنده تری بدست می آورند.
5. کارکنان حقوق بیشتری می گیرند.
6. موجران اجاره بیشتری می گیرند.
7. مصرف کنندگان محصولات و خدمات با کیفیت بهتر و قیمتهای معقول تری می خرند.

راهبرد بهبود بهره وری منطقی به روشی نظام را برای بهبود بهره وری نیاز دارد. روابط بین عناصر سیستم و محیط آنها را مشخص می سازد، این راهبرد عملکرد سیستم را مشخص کرده و ضمن آنکه بر تغییر اثر دارد تعادل را حفظ می کند.

هدف بهبود بهره وری همواره باید بر حسب بهبود سازمانی با توجه به درک موفقیت گذشته و جاری قسمتهای اصلی و فرعی سازمان تعیین گردد. برخی از اهداف می تواند وسیع باشد. برای مثال افزایش بهره وری سازمان به مقدار ۸% طی دو سال با تعیین اهداف مشخص برای هر یک واحدهای سازمان.

ساختار اساسی افزایش بهره وری

الان لالر چهار مرحله عمومی را برای همه فرآیندهای افزایش بهره وری مطرح می کند:

الف -پذیرش
باید نیاز به تغییر و بهبود در سازمان پذیرفته شود.

ب- تصمیم
پس از قبول ایجاد تغییر باید در مورد آن تصمیم گرفت.

ج- اجاره
باید فرصت انجام تصمیمات وجود داشته باشد.

د- اقدام
اجرای عملی طرحها برای افزایش بهره وری باید هدف نهایی باشد.

برنامه های بهبود بهره وری (PIP)

در این قسمت تنها به ذکر دستور العمل هایی برای ارزیابی برنامه هی بهبود بهره وری می پردازیم:

الف – در نظر گرفتن یک چارچوب زمانی برای بهبود در بهره وری، وسیله کنترل موثری است.

ب- یک نظام خوب ساده گزارش دهی برای بازدیدها و تجدید نظر های دوره ای ضروری است. باید گزارش دهی مربوط به اطلاعات ضروری، اشکال خاصی طراحی شود که مناسب با نیازهای بهبود بهره وری باشد.

ج- یاید جلسات منظمی برای تجدیدنظر در پیشرفت برنامه در سطوح واحد، بخش با اداره تشکیل شود.

د- باید در برنامه، حوادث و مسائل اجتماعی را در نظر گرفته بطوریکه بتوان در جریان پیشرفت برنامه با هرگونه حادثه پیشبینی نشده برخورد کرد و آن را از میان برداشت.

ه- باید در مراحل سرکشی و ارزیابی واقعیتها را در نظر گرفت.

زمان بکار گیری برنامه های بهبود

برای بکار بردن برنامه های بهبود بهره وری به طور موثر تر برخی شرایط مطلوب باید وجود داشته باشد. از جمله آنها موارد زیر است:

• فشار برای تغییر
• دخالت افراد سطح بالا
• تشخیص و مشارکت
• ابداع راه حلهای جدید
• آزمایش راه حلهای جدید
• تجدید نیرو از نتایج مثبت.

عناصر اصلی برنامه های بهبود بهره وری

1. تعهد مدیریت عالی
2. وجود یک سازمانی متعهد به اجرای برنامه
3. درک و آگاهی کامل سطوح مختلف سازمان از اهداف برنامه
4. ارتباط باز میان عناصر ساختاری سازمان
5. نشان دادن منافع حاصل از بهره وری توسط یک سیستم
6. برقراری ارتباط میان برنامه و فرایند اندازه گیری
7. تناسب نیازها با برنامه ها
8. استقرار فرایند نظارت، ارزیابی و باز خور

چهارده دستور العمل برای بهبود بهره وری

این بحث راجع به چهارده نکته اساسی است که در بهبود بهره وری مدیریت مطرح است. مدیرانی که می خواهند بهره وری شرکت خود را بالا ببرند می بایست به این نکات با دقت بیشتری توجه کنند و بیشتر از پیش این مهم را تعقیب نمایند. این نکات که تقریبا همه به صورت امری بیان شده اند، خطاب به مدیران ارشد است، زیرا آنان اهرم اصلی بهره وری هستند.

1. برای دراز مدت برنامه ریزی کن نه برای ماه یا سال آینده
2. به صرف کیفیت کالای خود از خود راضی باش.
3. برای فرایند تولید خود یک سیستم کنترل کیفیت آماری ایجاد کن و از عرضه کنندگان مواد اولیه خود نیز این کار را بخواه، حتی اگر هزینه بیشتری را در کوتاه مدت متحمل شوی.
4. فقط با چند عرضه کننده مناسب مواد ارتباط داشته باش.
5. همیشه این سوال را از خود بکن: آیا مشکلات من در سیتسم از یک بخش خاص تولیدی است یا ناشی از تمام فرایند تولید؟

برای داشتن بهره وری بالاتر احتیاج به شناخت مسائل آن است. شناخت هر مساله نیز سه گام اساسی دارد:

الف- برخورد با مساله
همیشه سعی کنید با مسائل تولیدی خود از نزدیک برخورد کنید زیرا فکر کردن راجع به آن بهتر و سهل تر خواهد بود.

ب- احساس مساله
مدیر بعد از برخورد باید حس کند که مساله تا چه حد جدی است. زیرا بعد از احساس مساله است که مدیر متوجه می شود که خطر جدی در کجای سیستم اتفاق افتاده است.

ج- درک مساله
پس از این دو مرحله مدیر اکنون می تواند مساله بوجود آمده در سر راه بهره وری را درک کنند و بداند که به چه قسمت هایی از سیستم تولیدی اش ممکن است آسیب برساند. به عبارت دیگر این جا مدیر به مرحله تجزیه و تحلیل و درک مساله و اثرگذاری آن بر نقاط دیگر سیستم رسیده است. با فکر بازتر و ضمیری آماده می تواند راه حلهای موجود را فهرست کند و بعد با ارزیایی عقلایی – منطقی، گزینه بهتر را با توجه به شرایط انتخاب کند.

1. کارگران خود را برای انجام خواسته های خود آموزش دهید.
2. کیفیت کار سرپرستان تولید را بالا ببرید
3. ترس را از خود دور کنید
4. دوایر تولیدی خود را تشویق کنید به جای تمرکز بر هدفهای بخش خود، با یکدیگر کار کنند.
5. غرق در هدفهای کمی مانند شعار عمومی ضایعات صغر نشوید
6. از کارگران انجام کار با کیفیت عالی را بخواهید نه حاضر شدن به موقع و خروج به موقع از محیط کار.
7. کارگران و کارکنان خود را برای درک روشهای آماری آموزش دهید
8. کارگران خود را برای فراگیری مهارت جدید مورد نیاز آموزش دهید
9. مدیریت مالی شرکت را مسئول اجرای این سیزده اصل کنید.

برنامه ریزی برای بهبود بهره وری در سازمان

به عنوان یک مشاور بهبود بهره وری باید در سازمان مورد مطالعه خود موضوعات زیر را با رده های مختلف مدیریتی بحث کنیم و در میان بگذاریم:

• میزان آمادگی سازمان در راه اندازی و اجرای سیستم بهبود بهره وری

1. عوامل موثر محیطی بر سازمان
2. میزان شدت رقابت از طرف رقبای داخلی و خارجی
3. اهمیت طراحی و داشتن یک برنامه ریزی استراتژیک و استفاده از آن در عمل
4. توجه و تمرکز به رضایت مشتریان و ارباب رجوع
5. مسئولیت در قبال جامعه و اخلاق
6. میزان مشارکت کارکنان و انگیزه آنان برای بهبود و یادگیری سازمانی به طور مستمر با اجرای پروژه بهبود بهره وری

اجرای برنامه های بهبود بهره وری برای تحقق اهداف

هر برنامه، سناد مکتوبی است که مانند یک نقشه آماده برای اجرا است. برنامه های بهبود، مانند نقشه هاند که باید بر پایه تحلیل شرایط موجود بهره وری که از محاسبه شاخص ها حاصل شده است طراحی و تنظیم شوند.

ماهیت فعالیت های اجرایی برای انجام برنامه های بهبود بهره وری

در اجرای یک برنامه بهبود بهره وری دو گونه فعالیت کلی باید انجام داد:

1. انجام هر مرحله و گام های مربوط به آن
2. کنترل و مدیریت فعالیت های پیش بینی شده برای جلوگیری از انحراف های انسانی، زمانی و مالی و همچنین رعایت استاندارد های لازم در انجام هر فعالیت

عوامل و شرایط مورد نیاز برای اجرای برنامه های بهبود بهره وری

1. بستر سازی لازم فرهنگی برای ایجاد آمادگی اجرای برنامه
2. ارائه آموزش های لازم مهارتی
3. تشکیل تیم های اجرایی و تقسیم کارهای مناسب
4. استقرار سیستم های نرم افزاری مدیریت و کنترل برنامه بهبود
5. تهیه و تخصیص منابع مالی لازم
6. زمان بندی مرحله ای فعالیت های لازم
7. تعیین هزینه هریک از مراحل اجرایی و فعالیت های مربوط

شیوه های مدیریت و کنترل برنامه های بهبود بهره وری

با توجه به سطح طرح، برنامه و پروژه باید گفت به شیوه های گوناگون می توان فعالیت های بهبود را کنترل و مدیریت کرد، اما در هر حال به فعالیت های زیر نیاز هست:

1. ایجاد سازمان ویژه برای مدیریت و کنترل برنامه بهبود بهره وری
   تجربه نشان می دهد که سازمان های ماتریسی با توجه به وسعت و گسترشی که دارند می توانند برای اجرای برنامه های بهبود بویژه پروژه ها مناسب تر باشند.
2. آموزش ویژه افراد برای مدیریت پروژه های بهبود بهره وری
   باتوجه به اینکه برنامه های ویژه حالت ویژه ای دارند شیوه اجرا، کنترل و مدیریت آنها تفاوت هایی با دیگر برنامه ها دارد، لذا لازم است افرادی را برای مدیریت و کنترل پروژه های بهبود آموزش داد.
3. تعیین نقاط حساس در کنترل برنامه های بهبود بهره وری
   شناخت مرحله ای این نقاط و کنترل آن ها تضمین لازم را برای تحقق اهداف بدست می آید.
4. تعیین اهداف مرحله ای در اجرای برنامه بهبود بهره وری
   همواره باید برنامه های راهبردی کلان را به برنامه های خرد عملیاتی در مقیاس کوچک زمانی تقسیم کرد.
5. با توجه به تفاوت های فردی افراد از نظر انگیزشی و متناسب سازی نظام انگیزشی
   آدم ها را نمی توان با استفاده از محرک های یکسانی برانگیخت. افراد على رتمم دارا بودن نیازهای مشترک با روش های گوناگون ارضا می شوند، اگر در فرآیند اجرا شیوه های یکسانی از نظر انگیزشی در نظر گرفته شود ممکن است میزان کارآمدی آن ها در عمل موثر نباشد.
6. بهره گیری از افراد با سطوح انگیزشی یا برای فعالیت در اجرای برنامه
7. تیم سازی برای اجرای برنامه های بهبود بهره وری

بسیاری از برنامه های بهبود نیازمند مشارکت افراد گوناگون از بخش های متفاوت سازمان و جامعه دارند، لذا جدای از تفاوت میان (گروه) و (تیم) ، نیاز به تیم های ویژه وجود دارد که تشکیل آن ها مراحلی دارد. برای اثربخشی هرچه بیشتر باید در تیم سازی به نکته های زیر توجه کرد:

• برگزاری جلسه های توجیهی چگونگی اجرای برنامه
•  نیاز به ارائه کمک های مشاوره ای تیم های درون سازمانی

معمولا تیم ها اطلاعات لازم را برای فعالیت های خود ندارند و نیاز دارند تا برای تشخیص ماموریت ها و اهدافشان و چگونگی انجام شایسته وظایف خود یاری شوند.

• تعیین نقش ها، وظایف و مسولیت های اعضای تیم
• تعیین گروه پشتیبان

۸.شیوه های غلبه بر مقاومت ها و هدایت آن ها در حین اجرای برنامه های بهبود

هر برنامه چون با هدف تغییر آغاز می شود با مقاومت هایی روبه رو می شود لذا باید خاستگاه این مقاومت ها شناسایی و برطرف شود.

• بکار گیری روش های توسعه ارتباط و آموزش
• تقویت مشارکت افراد در اجرای برنامه های بهبود
• حمایت روانی از افراد
• جلب همکاری مقاومت منندگان با امتیاز دهی های سازمانی

۹.استفاده از نرم افزارها برای مدیریت و کنترل برنامه ها

مدیریت و کنترل های بهبود به شیوه دستی و قدیمی، نه امکان پذیر است و نه اثربخش، لذا بهتر است با استفاده از نرم افزارهایی فرآیند اجرای برنامه های بهبود را کنترل کرد.

منبع:

https://sanayesoft.com/blog/ways-to-improve-productivity/