ثبت اطلاعات مدیریتی و کلیدی مورد نیاز مدیران اجرایی سازمانها و موارد مربوط به آموزش

شناخت ویژگی های علمی ، تجربی و شخصیتی مشاوران مدیریت و توجه به اینکه ممکن است این ویژگی ها به صورت مستقیم بر اثربخشی سازمانی اثرنداشته باشد و در صورت وجود هم افزایی مشاوران و مدیران بعنوان متغیر مداخله گر (ارتباطات موثر مشاوران ـ مدیران) ، هم افزایی پدید آید و اثربخشی سازمانی را  بوجود آورد ؛ نکته قابل بررسی این است که :
مــــنظور از« هم افزایی»، وجود یک رابطه تعاملی افزاینده است که از به کارگیــری تخصص های چندگانه نیرو های کار برای حل مسائل و توانایی ترکیب و پیوند نیروهای موجود در شـبکه ها و هنر اداره آن شبکه ها ، پدید می آید. به عبارتی ؛ هم افزایی در صورتی  پدید می آید که از یک طرف مدیران برای ایفای این نقش تخصص داشته و از مهارت های مختلف هماهنگ سازی خلاق برخوردار باشند (سکاران،1380) و از طرف دیگر مشاوران نیز اگرچه از لحاظ فنی ، آگاه ،بسیار مجرب و قادر به انجام کار خود باشند اما باید مدیریت روابط داشته و بتوانند با مشتری روابط مناسب برقرار کنند (مارگریسون 1382). جهت اطلاع از بهبود مدیریت سازمان، به سایت دیباگ مراجعه کنید.
بیش از یک قرن از زمانی می گذرد که «آرتور دی لیتل»در سال 1886 با تاسیس اولین شرکت مشاوره ،عنوان پدر این حرفه را به خود اختصاص داد(صنوبر، 1381،ص 47). ولی امروز مفهوم مشاوره و به سرعت در حال تغییر است. مشاوره مجموعه فعالیت های است که برای بهبودامور طراحی شده است. این فعالیت ها بوسیله مدیران و همینطور مشاوران می تــــواند انـــــجام شود. اکنون نقش چند نقشی است. این نقش درگیر روابط بین مدیر و کارکنان و زیردست و بیشتر درگیر روابط بین مشتریان و مشاوران است. در عین حال در همة این موارد مجموعه ای از عوامل حاکم وجود دارد که می تواند به بهبود عملکرد کمک کند(مارگریسون، 1382،ص12). جهت اطلاع از بهبود مدیریت سازمان، به سایت دیباگ مراجعه کنید.
مطالعات گذشته در مورد ویژگی های مشاوران مدیریت منجر به شکل گیری نوعی ارتباط دوسویه مدیران و مشاوران و مهارتهای موردنیاز آنان شده است که انواع مختلف مشاوره «یاری دهنده یا همکار گونه»تعاملی ،سطوح مشاوره،یادگیری کلیدی و ... را توصیف می کند برای مثال مارگریسون اکثر مشاوره های اثربخش را حداقل متضمن پنج اقدام علمی تعریف می کند که عبارتند از:

1ـ اهداف روشن و دستیافتنی تدوین شود که مایه آرامش مشتری و مشاور باشد و اطلاعات اولیه مورد نیاز برای تشخیص و ارزیابی به دست آید.

2ـ برای تحقق آن اهداف ، چه برگزاری دوره های آموزشی باشند، چه بازسازماندهی یا سیستم های جدید و یا ترکیبی از این موارد، مجموعه ای از دستورالعمل تدوین و اجرا شود.

3ـ به موازات انجام مراحل برنامه، نتایج حاصله مورد سنجش قرار گیرد.

4ـ اطلاعات اولیه ای که کسب شده به افراد درگیر در مسأله بازخور داده تا بتوانند آنچه اتفاق می افتد درک کنند و نحوه انجام اصلاحات، در صورت لزوم کشف کرده و بیابند.

5ـ نوعی رهنمود حمایتی در دسترس همیشگی و سیستم مربیگری فراهم شود تا به موازات بروز مشکلات، به افرادمشتری کمک کنند(مارگریسون1382،ص36-31).

در عین حال جمع آوری اطلاعات اولیه،‌بهترین روش تلفیق در یکپارچه کردن برنامه ریزی اقدام عملی،تحقیق در عمل و اجرای اقدام عملی به شناخت دقیق مشاور بستگی دارد.
با توجه به موارد فوق موضوع محوری مطالعات مشاوره ای آن است که آیا وجود مشاوران مدیریت در سازمان ها منجر به عملکرد بهتر سازمانی می شود یا خیر؟در این راستا و با توجه به ایجاد تحول و دگرگونی در نظام اداری و مؤلفه‌های آن به عنوان برنامه‌های اصلی و اساسی دولت و اولویت نوسازی اداری و بهبود مدیریت ، ازسوی ریاست جمهوری و تصویب و تأئید ‍« برنامه تحول نظام اداری » از سوی هیأت وزیران و شــورای عالی اداری و ... سایر فعالیتها و تلاش ها برای توسعه و گسترش خدمات مشـــــاوره ای بــه بررسی  نقش مهم مشاوران در موفقیت مدیران (اثربخشی سازمان) می پردازیم.
با توجه به فرایند توسعه صنعتی (مطالعات و تصمیم گیری های راهبـــردی، ترجمة این تصمیم ها به برنامه های عمل... بهره برداری و استفاده بهینه از سرمایه ها) آنها را فرایندهای مدیریت بر شمرده است. بنابراین ضمن ضرورت حضور مدیر در این فرایند، حضور نهادهای مشاوره مدیریت را نیز ضــروری می شمارد.مهارتهای مشاوره سبب می شود سازمان های جدید در محیطی رقابتی به نرم افزارهای اطلاعاتی –  عملیاتی سریعتر و توانمندتر و با صرفه تری دسترسی یابند که طراحی آنها چندان ساده نیست.
از طرفی مدیریت دولتی نوین که در واقع مبتنی بر مفهوم مدیریت دولتی بر اساس بازار یا دولت کار آفرین اســت و بر اساس سه مولفه،صرفه جویی،کارایی و اثربخشی تعریف شده است (واعظی ، 1382، ص 333) ضرورت حضور مشاوران مدیــــریت را برای تحقق آنها اهمیت بخشیده است و برای دستیابی به شاخص های تعیین شده، ایجاد نوعی چارچوب برای نهادینه کردن این حضور را به وجود آورده است.این شاخص عبارتند از:

·        انتقال بخش عمده ای از فعالیت مدیریت دولتی به خارج از بدنه دولت  بر اساس مفهوم نتیجه

·          حذف مفهوم د یوانسالاری کلاسیک

·        شفاف سازی اهداف فردی وسازمانی از طریق مفهوم شاخص عملکرد

·         تعهد سیاسی کارکنان به دولت حاکم

·         انجام آزمون بازار از وظایف دولت

·        کاستن از وظایف دولت  از طریق خصوصی سازی

·    ضرورت توجه  به شاخص های مدیریت دولتی نوین در نظام مدیریتی کشور وبا توجه به ویژگی های بومی آن

خصوصاً با توجه به مصوبه دولت در استفاده از خدمات مشاوره ای افراد حقیقی و حقوقی در خصوص برنامه های تحول اداری در سال 1382 ( تصویب و  تایید برنامه تحول نظام اداری)  و تعیین صلاحیت مشاوران و رتبه بندی آنها، بررسی نقش مشاوران در تحقیقات مدیریت نوین اهمیت می یابد.

با توجه به نقش های مشاوران مدیریت  فقدان مهارتها مترادف با عدم توفیق آنها در نیل به اهداف سازمانی است.در این راستا ، رابرت کانز می آورد که موفقیت مدیران در گروعملکرد تا ویژگی های شخصیتی آنها است و توانایی آنها در نایل شدن به یک نتیجه مطلوب برخاسته از مهارتها می باشد. بر این اساس وی مشخص می کند که موفقیت عملکرد مدیریت مستلزم سه نوع مهارت فنی، انسانی و ادراکی است(شاهگردی ،1381    ص26).بنا براین همانگونه که در جدول (1)آورده شد، نقش مشاوران نیز در اثربخشی سازمانی برخاسته از مهارتهای مشاوره ای آنان است که مستلزم چهار مهارت علمی ، تجربی ، شخصیتی و ارتباطی است .شرمرهورن مهارت را  توانایی تبدیل دانش به عمل به نحوی که راندمان و نتایج مطلوب داشته باشد، تعریف می کند و می افزاید: مهارت لیاقتی است که اجازه می دهد یک شخص به عملکرد بالا در یک یا چند جنبه کار خود دست یابد (شرمرهورن،1379ص 21).از جمله نقش تصمیم سازی مشاوران  فرایندی برای تصمیم های مهم شامل مرحله ای مطالعاتی برای تجزیه و تحلیل گزینه های موجود و بررسی امتیازات و نارسایی های آنها و تهیه فهرستی کوتاه از گزینه های نسبتا مطلــــوب است (میز گرد مشاوره ،1380ص11-19).

نظریه های مشاوره مدیریتی

جدول 1-نقش های مشاوران مدیریت

الف ـ نقش توسعه دانش و بینش مدیران

نقش الگو سازی 

ارائه الگوهای توسعه در سطح خرد

طراحی و استقرار سیستم ها و روشها

کاربردی و اقتضایی کردن نظریه ها و ابداعات و پارادایم ها

القای  نگرش و کار تیمی

نقش بهینه سازی

نظارت و کنترل کیفیت اجرای پروژه ها با توجه به امکانات و محدودیت های کشور

بهینه سازی فرایندها و عملیات

اجرا و ارزیابی نتایج

نقش تصمیم سازی

کمک به حل مسائل مدیریتی

کمک به مدیریت برای تصمیم گیری موثرتر

ب ـ نقش بهبود و توسعه سازمانی

تاثیر بر مبانی و اصول برنامه توسعه به معنای عام آن

تامین منافع ملی از طریق تحقق و اجرای انواع پروژه ها

تنظیم و ندوین اهداف پروژه و شرح حال خدمات طرح (با بهینه ترین حالت از تخصیص منابع)

بسترسازی علمی و اجرایی برای انجام انواع پروژه ها (عمرانی ،ملی و بخشی)

عامل تغییر کارآمد

تاریخچه مشاوره مدیریت

برای تحول سازمان ، استفاده از مشاورین داخلی (کارشناسان و مدیران ستادی ) و مشاوران خارج از سازمان و مشارکت مؤثر آنان برای تحصیل و تسریع دگرگونی فراگیر ضروری است که لازمة استفاده از این  دو گروه ( مشاوران خارج و داخل سازمان ) را دانش و اندوخته‌های تجربی خاص این دو گروه تعیین می‌کند( آذرهوش، 1382 ).میزان دانش و اندوخته های تجربی مشاوران (داخلی و خارجی) نقشی حیاتی در تحول سازمان دارد که شکوفایی این دانش و توانایی ها به شرایط محیط و توانمندی مشاور بستگی دارد.روشنایی (1382) در چگونگی شکل گیری این توانایی ها و قابلیت ها می گوید: «تجزیه و تحلیل های مربوط به قابلیت های ذهنی انسان و توانش های تنظیمی در فراگیری  وحفظ دانش ، قدرت افراد مجرب را در تنظیم معلومات وسیع تخصصی به صورت موثر نشان  می دهد.همچنین تحقیق نشان می دهد که قابلیت های فراشناختی با ساخت دانش پیوند دارد.بنابراین ایجاد محیط مناسب برای شکوفایی این قابلیت ها،مانند تفکر و استدلال در حین یادگیری ،ضروری است»(روشنایی،1382،ص 159) . بیرو نوریا (2003) درخصوص وظایف و نقش مدیران و مشاوران آورده است: « مشاوران می توانند دانش تخصصی و مهارتهای حرفه ای را که در شرکت یا سازمان وجود ندارد بویژه در مراحل اولیه تغییر سازمانی فراهم کنند.وظیفه مدیریت معین کردن چگونگی استفاده از این منابع بدون سلب مسئولیت رهبری فعالیت تغییر است (بیر و نوریا،2003 ، ص 141-133).

منبع:

http://shahverdeli.blogfa.com/post/383