نرم افزار ERP چیست؟ سردرگمی تعریف ERP در بازار ایران

نرم افزار ERP چیست؟ در چند دهه اخیر حضور ابزاری به عنوان نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان در کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ، گریز ناپذیر شده است و در سال‌های اخیر مفهومی جدید با عنوان نرم افزار ERP در این حوزه اضافه شده که حتی در ذهنیت مخاطبین برای تعریف آن چالش‌هایی وجود دارد. امروزه سیستم‌های ERP برای مدیریت هزاران کسب‌وکار در هر اندازه یا هر صنعتی بسیار حیاتی هستند؛ برای این شرکت‌ها، ERP به اندازه برقی که چراغ‌های شرکت را روشن نگه می دارد ضروری است.

در این نوشته سعی می‌کنیم در حواشی این چالش‌ها، مطالب و توضیحاتی ارائه کنیم و امید است موثر واقع شود. قیمت نرم افزار erp، یکی از ارکان مدیریت و سازماندهی بیزینس در سطح والاست.

ERP چیست ؟

ERP مخفف Enterprise resource planning بوده و ترجمه تحت لفظی آن، برنامه‌ریزی منابع سازمان یا مدیریت منابع سازمان است. ساده ترین راه برای تعریف ERP این است که به تمام فرایندهای اصلی کسب‌وکار مورد نیاز برای اداره یک شرکت از قبیل: تامین مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و... فکر کنیم. ERP در اساسی ترین سطح خود به مدیریت کارآمد تمام این فرایندها در یک سیستم یکپارچه کمک می‌کند.

ERP بیشتر یک فلسفه مدیریتی است تا نرم‌افزاری؛ ولی با پیشرفت روزافزون تکنولوژی در دنیای امروز، بدون نرم‌افزارها امکان پردازش داده‌ها و برنامه‌ریزی عملا وجود ندارد. بنابراین، انتظار می‌رود که اجرای فلسفه برنامه‌ریزی و مدیریت داده‌های پرحجم توسط نرم‌افزارها صورت گیرد و مفهوم مدیریت با نرم‌افزار عجین ‌شود.

نرم افزار ERP چیست؟

مدیریت موثر منابع سازمانی بدون استفاده از نرم افزارهایERP و قابلیت آن‌ها، امری غیر ممکن است. با وجود مجموعه‌ای کامل از از زیرسیستم‌ها‌ نظیر‌ برنامه‌ریزی‌ تولید، کنترل‌ موجودی، لجستیک و… ؛ این نرم‌افزار شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها و عملکردها می‌شود. نرم افزار ERP می‌تواند پاسخگوی نیازهای روز افزون مشتریان از طریق افزایش سرعت ارائه کالا و خدمات، تسهیل مدیریت واحدهای کسب‌وکار، افزایش سرعت و بهره‌وری، افزایش کیفیت خدمات و... باشد و منجر به بهبود قابلیت رقابت گردد.

نرم‌افزار ERP ابزاری مدیریتی برای مدیریت منابع سازمان شما است. با طرح چند سوال، ساده‌تر می‌توان به جوابی برای «نرم افزار ERP چیست» رسید.

نرم افزار ERP سیاق

سوال اول: ابعاد و نحوه مدیریت کسب‌وکار شما چگونه است؟

از یک نرم افزار ERP انتظار می‌رود که متناسب با نیاز کسب‌وکار و با ذهنیت مدیریتی سازمان ما تطابق داشته باشد؛ پس نرم‌افزاری برای سازمان مفهوم ERP را دارد که بهروش‌ها یا best Practice های داخلی آن علاوه بر رعایت استانداردها، مطابق با دغدغه‌های سازمان باشد یا توانایی تنظیم یا سفارشی‌سازی را داشته باشد.

مثلا در کسب‌وکارهای کوچک، استفاده از نرم‌افزار استاندارد و ساده که ما را از نرم‌افزارهای تخصصی گران قیمت در کسب‌وکار بی‌نیاز کند، همان مفهوم مدیریت منابع سازمان است؛ ولی برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر، ابزار آماده پاسخگوی نیازهای کسب‌وکار نخواهد بود.

سوال دوم: نرم‌افزار ERP برای مدیریت کدام منابع استفاده خواهد شد؟

هر کسب‌وکاری از مجموعه‌ای از منابع تشکیل شده است. شما قصد مدیریت زمان کار کارمندان را دارید؟ یا فرصت‌های فروشی که در بازار است؟ یا ماشین آلات یا مواد و موجودی کالا یا پول یا همه با هم؟

آیا مزیتی که مدیریت برخی از این منابع به وجود می‌آورد به چالش‌های مدیریتی آن می‌ارزد؟

آیا همه منابع شما قابلیت و ظرفیت یا حتی فرهنگ مدیریت شدن را دارند؟

سوال سوم : هدف شما از برنامه‌ریزی چیست؟

آیا هدف سازمان شما تقویت برند و کسب سهم بازار است؟ یا هدف سازمان شما صرفا درآمد به هر قیمتی است؟ مزیت و قابلیت سازمان شما چیست که با اتکا بر آن بتوان برنامه‌ریزی بهتر و موثرتری برای منابع سازمانی انجام داد؟

پاسخ شما به سوال‌های فوق می‌تواند صورت مسئله را برای پیدا کردن بهترین نرم افزار ERP و خرید نرم افزار ERP مناسب کسب‌وکارتان مشخص کند. قیمت نرم افزار erp، یکی از ارکان مدیریت و سازماندهی بیزینس در سطح والاست.

به عنوان مثال؛ فرض کنید قصد برنامه‌ریزی برای تربیت فرزند(شرکت) خود را دارید. برای این تربیت، مشخصات فیزیکی و متافیزیکی فرزند شما (وضعیت و مزیت‌های سازمان) در کنار توان و هدف و ذهنیت شما از تربیت وی (اهداف سازمان) بعلاوه شرایط جامعه و سطح رفاه و فرهنگ جامعه (عوامل خارجی و اقتصادی کشور) تاثیرگذار هستند.

پس اگر بخواهیم بحثERP چیست را جمع کنیم، مجموعه‌ای از اقدامات شما که در راستای ارتقا بهره‌وری و حرکت در مسیر اهدافتان باشد، چه با کمک یک ابزار نرم افزار ERP و چه بدون آن، به معنی برنامه ریزی منابع سازمان شما است.

نکته ۱ :

نرم افزار ERP ابزار است و انتظار نمی‌رود در خصوص کسب‌وکار و اهداف و شرایط خاص سازمان شما حرف خاص یا عملکرد خاص نشان بدهد. شما باید نرم‌افزار را مطابق با صلاح کسب‌وکار خود پیکربندی و راهبری کنید.

نکته ۲:

در دنیای امروز تقریبا بدون وجود نرم‌افزارها و قابلیت‌های آن‌ها مدیریت موثر منابع سازمان شما شدنی نیست.

تفاوت نرم افزار ERP با سایر نرم‌افزارها

با تعاریف بالا، هر نرم‌افزاری که به شما برای مدیریت سازمانتان کمک کند، یک نرم افزارERP  است و فقط کیفیت و میزان کمک حائز اهمیت است. پس اولین تکلیفی که شما باید مشخص کنید این است که انتظار دارید نرم‌افزار به شما چه کمکی کند؟

فواید اصلی نرم افزار ERP چیست و این نرم‌افزار چه کمکی به کسب‌وکار می‌کنند؟

• نرم افزارهای ERP می‌توانند اطلاعات موجود در بخش‌های مختلف سازمان را ثبت و نگهداری کرده و گزارش‌دهی کنند.
• نرم‌افزارها می‌توانند به آسانی و بدون درگیری کسب‌وکار، استانداردهای پذیرفته شده را در قالب روندهای داخلی خودشان ارائه کنند. خرید یک نرم افزار CRM کمک می‌کند تا یک پیگیری موثرتر با مشتری خود داشته باشم.
• نرم افزارهای ERP می‌توانند کنترل دسترسی یا کنترل صحت داده‌ها و ارتباطات بین سیستم‌ها را شکل دهند؛ این کنترل وقتی نرم‌افزار نباشد سخت و غیر قابل اتکاست.

• با نرم‌افزار ERP دسترسی به داده‌ها و سوابق آسان‌تر و سریع‌تر است.

پس چرا دغدغه برنامه ERP به وجود آمده است؟ این مفهوم جدید، قصد اضافه کردن چه مزیتی را دارد؟

شاید همیشه شنیده باشید که نرم افزار ERP برای سازمان‌های بزرگ است، گران قیمت است و پیاده‌سازی آن زمانبر است.

شرکت‌های نرم‌افزاری برای فروش محصول خود اقدام به بررسی نیازهای عام مشتریان بازار کرده و به کمک مشاور و استانداردهای مختلف، اقدام به تولید نرم‌افزارهای آماده می‌کنند و اصطلاحا به شکل پکیج غیر قابل تغییر محصولات خود را به قیمت مشخص به فروش می‌رسانند. بدیهی است شرکت سراغ محصولاتی می‌رود که بیشترین متقاضی را دارد و قیمت تمام شده تولید محصول بین همه خریداران تقسیم می‌شود و بر این اساس می‌توان این محصولات را ارزان فروخت.

اگر سازمان شما محصول نرم افزاری آماده‌ای را می‌شناسد که برای کسب‌وکار و برنامه‌ریزی‌های آینده شما تا 80 درصد مناسب است؛ حتما گزینه مناسبی برای مکانیزاسیون نرم‌افزاری کسب‌وکار شماست، چون سریع اجرا می‌شود و هزینه آن کم است. جالب اینکه خود این انتخاب درست نرم‌افزار و مدیریت هزینه توسط شما تفسیری از نرم افزار ERP است.

اگر سازمان شما از یک حدی بزرگ‌تر باشد صورت مسئله تغییراتی خواهد کرد:

• تمام نیازهای شما در نرم‌افزارهای آماده بازار دیده نشده و وجود ندارد.
• نیاز شما و برآورده شدن آن بسیار بیشتر از قیمت نرم‌افزار و هزینه‌های تولید یک نرم‌افزار، اهمیت و تاثیر دارد.
• ریسک و هزینه‌های سعی و خطا برای کسب‌وکار شما بسیار بالاست؛ لازم است قبل از اجرای هر سیاست یا روشی، از استاندارد بودن یا اجرایی شدن آن در کسب‌وکار خاص و موفق دیگری اطلاع حاصل کنید.
• شما نیاز به تجربه‌های موفق در نمونه صنعت خود دارید تا زمان را به اعتبار آن به نفع خود ذخیره کنید.
• از یک شرکت ارائه کننده نرم‌افزار نمی‌شود انتظار محصولات نرم‌افزاری آماده‌ای را داشت که دغدغه‌های صنعت شما را درک کند.
• مشاوران و مدیران شما در خصوص صنعت شما بیشتر از کارشناسان شرکت نرم‌افزاری اطلاعات دارند.

در این شرایط و برای شرکت‌های بزرگ محصولات نرم افزاری وجود دارند که علاوه بر ارائه نرم‌افزارهای تیپ آمده، امکان تغییر نرم افزار و اصطلاحا سایز شدن نرم‌افزار در محل کسب‌وکار شما را به تن سازمان شما فراهم می‌کنند. یعنی این نرم‌افزارها علاوه بر اینکه ماژول‌های آماده‌ای مانند نرم‌افزار حسابداری، انبار، حقوق، اموال و... را دارند، ابزارهایی نیز برای تغییر این ماژول‌ها عطف به نیاز خاص سازمان، اتصال به سایر نرم‌افزارهای سازمان و ایجاد ماژول‌های جدید دارند.

ایجاد این تغییرات و ارتباطات، در محل سازمان مشتری و با حضور کارشناسان خبره آن کسب‌وکار و با دغدغه و اهداف همان سازمان انجام می‌شود. دلیل گرانی و زمانبر بودن این پروژه‌ها یک بار مصرف بودن تغییرات، زمانبر بودن و سفارشی‌سازی نرم‌افزار برای سازمان است.

Best practice یا بهروش‌ها

مفهوم best practice  به معنی نمونه اجرا شده موفق در یک شرکت یا کسب‌وکار موفق دیگر است که از تولید چندباره‌ی نرم افزار ERP سفارشی‌سازی شده برای یک نوع صنعت جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال؛ آیا قرار است در صنعت پتروشیمی هر شرکتی برای خود یک محصول خاص منظوره ایجاد کند؟ با وجود اینکه این موضوع در کشور در حال اتفاق افتادن است، ولی استاندارد این نیست.

 نمونه اجرا شده از Best practice، اجرای نرم افزار SAP در شرکت  KIA کره جنوبی است که شرکت ایران خودرو در کنار خرید نرم‌افزار SAP، تجربه یا اصلاحا Best Practice  اجرا شده در آن شرکت را هم خریداری کرده است و اینگونه از دوباره کاری‌ها جلوگیری کرده و فرهنگ و مزیت‌های ایجاد شده در آن شرکت را به سیستم خود منتقل کرده است.

در آخر بهتر است بدانیم پرسش سوال «نرم افزار ERP چیست» مناسب نیست؛ زیرا نرم‌افزار فقط ابزار اجرای آن است. نیاز شما به نوع نرم افزار ERP، شرایط کسب‌وکار و هدف گذاری شما وابسته است، پس بهتر است به دنبال محصولی باشید که بیشترین آمادگی را برای اجرای نظریات و اهداف شما دارد.

شرکت راهکار نوین سیاق با محصول سیاق خود به سطوح مختلف نیاز کسب‌وکارهای بازار ایرانی پاسخگو است:

1- محصولات پکیجی و آماده سیاق که امکان استقرار و بهره‌گیری را در شرکت‌های متوسط و بزرگ به شکل یکپارچه فراهم می‌کند و بیش از 50 ماژول یکپارچه نرم‌افزاری را شامل می‌شود. (در تعریف با اغماض شرکت‌های متوسط شرکت‌ها زیر 200 نفر و شرکت‌های بزرگ شرکت‌های بیشتر از 200 نفر لحاظ می‌شوند)

2- به کمک ابزار سیستم‌ساز و WORK FLOW Engine امکان سفارشی‌سازی آسان و ایجاد بهروش و پوشش نیازهای خاص شرکت‌های بزرگ‌تر را فراهم می‌کند.

منبع:

https://seyagh.com/blog/%D8%AA%D8%B9%D8%B1%DB%8C%D9%81-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-ERP