من اینجام ....
دلنوشته های یک دختر 19 سالهمن اینجام ....
دلنوشته های یک دختر 19 ساله۴۸ استاندارد برای بهبود عملکرد سازمانی
آیا دنبال روشی برای اندازه‌گیری فرهنگ کارمندان، جبران خسارت، بهبود عملکرد سازمانی و دیگر موارد در محیط کاری خود هستید؟ لیست زیر می‌تواند به شما کمک کند.
در دهه گذشته، اهمیت نیرو و سرمایه انسانی از بخش مدیریت مزایای حاصل از خدمت فراتر رفته و تبدیل به دارایی استراتژیک سازمان‌ها شده است. به نظر می‌رسد که مدیران از اهمیت داشتن تیم کاری خوب برای پیشبرد اهداف سازمانی و بهبود عملکرد سازمانی آگاه هستند. سازمان‌ها و شرکت‌های شناخته‌شده در سراسر جهان بارها به اهمیت استخدام استعدادهای متناسب با شرکت و حفظ این استعدادها تاکید داشته‌اند. به نظر می‌رسد که این توانایی در انتخاب، تعیین کننده موفقیت سازمان در آینده خواهد بود. بهبود سازمان، یکی از ارکان مدیریت و سازماندهی بیزینس در سطح والاست.
با وجود اینکه بسیاری از سازمان‌ها به این تغییر نگرش رسیده‌اند، همه آن‌ها موفقیت‌های خود را به درستی و با استفاده از لیست بروز شده نشانگرهای عملکرد کلیدی (KPI) منابع انسانی اندازه‌گیری نمی‌کنند. این ابزارهای استراتژیک به شما کمک می‌کنند تا همخوانی استراتژی شما و دستیابی به اهداف نیروی انسانی را بررسی کنید. به نظر ما، مدیران علاوه بر درنظر داشتن روش‌های سنتی منابع انسانی، از جمله مرخصی استعلاجی، غیبت از کار و رضایت کارمندان، باید استراتژی سرمایه انسانی را نیز مدنظر قرار دهند. این استراتژی شامل عملکرد و فرهنگ کارکنان می‌شود. در زیر ۴۹ مورد از بهترین نشانگرهای عملکرد کلیدی سرمایه انسانی معرفی شده است.
نکته: هدف از ارائه این فهرست، ترغیب شما به استفاده از همه موارد نیست؛ بلکه، با نگاه به آن می‌توانید به تصویری کلی از سازمان‌های مشابه خود دست یابید. سپس، می‌توانید چند مورد از مهم‌ترین نشانگرهای عملکرد کلیدی را در راستای بهبود عملکرد سازمانی خود انتخاب کنید.
نشانگرهای عملکرد کلیدی جبران خسارت
۱. درصد هزینه نیروی کار: برای مقایسه هزینه نیروی کار با دیگر هزینه‌ها می‌توانید مجموع حقوق پرداختی را تقسیم بر تمامی هزینه‌های شرکت در مدت زمانی مشخص کنید.
۲. نسبت رقابت حقوقی (SCR): این مورد برای ارزیابی رقابت بین گزینه‌های جبران خسارت استفاده می‌شود. برای دستیابی به این مقدار، میانگین حقوق شرکت را تقسیم بر میانگین حقوق شرکت‌های رقیب و یا دیگر شرکت‌های مشغول در حوزه خود کنید.
۳. هزینه خدمات درمانی برای هر کارمند مشغول به کار: این بررسی، دیدی کلی از برنامه جامع خدمات درمانی ارائه می‌دهد. هزینه فوق از طریق تقسیم کل هزینه‌های خدمات درمانی بر تعداد همه کارمندان بدست می‌آید.
۴. رضایتمندی از مزایا: با در نظر گرفتن این مورد، شرکت می‌تواند میزان رضایتمندی کارکنان از مزایای ارائه شده را ارزیابی کند. میزان این رضایتمندی را می‌توان با استفاده از پرسشنامه و بررسی هریک از مزایا بصورت جداگانه، به دست آورد.
۵. نسبت سودمندی کارمندان: این مورد کارآمدی کارمندان در طی زمان را بررسی می‌کند. با تقسیم مجموع درآمد شرکت بر تعداد کل کارکنان، این نسبت بدست می‌آید.
۶. بازگشت سرمایه‌گذاری (ROI): برای هر شرکتی مهم است که از هزینه صرف شده جهت آموزش کارکنان نتیجه بگیرد. این مورد را می‌توان به این صورت نیز تعریف کرد: سود در ازای هر دلار سرمایه‌گذاری شده در هزینه‌های اجتماعی/دستمزد.
نشانگرهای عملکرد کلیدی فرهنگی
۷. فهرست رضایتمندی کارکنان: این مورد استاندارد اندازه‌گیری، برای نگهداری استعدادهای شرکت بسیار حیاتی است. استفاده از پرسشنامه در همه سطوح شرکت می‌تواند به اندازه‌گیری میزان رضایتمندی کارکنان کمک کند.
۸. تعداد پرسشنامه‌های رضایتمندی کارکنان: این مورد نشان می‌دهد که شرکت تا چه حد برای حفظ و بهبود رضایتمندی کارکنان تلاش می‌کند.
۹. درصد کارکنان تحت آموزش در فرهنگ شرکت: این مورد اهمیت درک فرهنگ شرکت را در همه سطوح کارمندان بررسی می‌کند.
۱۰. درصد استفاده شده از مرخصی‌های مجاز: این مورد نشانگر دیدگاه شرکت نسبت به تعادلی سالم میان کار و زندگی است. تعداد روزهای مرخصی استفاده شده را تقسیم بر تعداد روزهای استفاده نشده کنید تا این درصد را بدست آورید.
۱۱. میزان پیشنهاد شدن شرکت توسط کارمندان: در اینجا احتمال اینکه هر کارمند چقدر ممکن است شرکت شما را به عنوان محیط کار مناسب به دیگران پیشنهاد دهد، ارزیابی می‌شود.
نشانگرهای عملکرد کلیدی در استخدام
۱۲. میزان غیبت از کار: بررسی این مورد چشم‌اندازی کلی از میزان کار و سود از دست رفته به دلیل بیماری و دیگر غیبت‌های مترقبه کارکنان می‌دهد. فرمول محاسبه: (تعداد کل روزهای از دست رفته به دلیل غیبت) تقسیم بر (تعداد روزهای در دسترس در یک شرکت) = (میزان غیبت از کار)
۱۳. تعداد کارکنان تمام وقت: این بررسی رشد نیروی کار شرکت را با گذر زمان نشان می‌دهد.
۱۴. تعداد پیمان‌کاران: این مورد رشد کارکنان پیمان‌کار را در طی زمان نشان می‌دهد. برای بررسی این مورد می‌توان این تعداد را با تعداد کارکنان تمام وقت مقایسه کرد.
۱۵. میانگین دوره اشتغال: میانگین زمانی که هر کارمند برای شرکت کار می‌کند؛ نشانگر رضایتمندی کارمندان از شرکت و موفقیت شرکت در حفظ استعدادها است.
۱۶. میزان استعفای داوطلبانه: این مورد با تقسیم تعداد استعفای داوطلبانه کارمندان بر تعداد کل عدم ادامه همکاری در بازه زمانی مشخص بدست می‌آید.
۱۷. میزان استعفای غیرداوطلبانه: این مورد از تقسیم تعداد استعفاهای ناشی از درخواست کارفرما بر تعداد کل لغو ادامه همکاری‌ها در بازه زمانی مشخص بدست می‌آید.
۱۸. میزان بازنشستگی: این میزان برای هر شرکتی که به دنبال توسعه برنامه نیروی کاری استراتژیک است اهمیت دارد. این مورد را می‌توان با بررسی تعداد بازنشستگان در مقایسه با کل کارکنان محاسبه کرد.
۱۹. میانگین سن بازنشستگی: مجموع سن همه کارکنان بازنشسته شده را تقسیم بر تعداد کارکنان بازنشسته کنید. آگاهی از این مورد می‌تواند به پیش‌بینی بازنشستگی و برنامه‌ریزی برای تامین نیروی کار جایگزین کمک کند.
۲۰. میزان شکست ۹۰ روزه کارکنان تازه استخدام: بررسی این مورد نشان می‌دهد که یک شرکت تا چه میزان در فرآیند انتخاب فرد مناسب کار موفق بوده است.
۲۱. لغو ادامه همکاری داوطلبانه در سال اول: این مورد نشانگر برخورد شرکت با کارکنان تازه استخدام است. به دست آمدن درصد بالا به این معنا است که شرکت، افراد مناسب شغل را استخدام می‌کند؛ اما توانایی حفظ آنان را ندارد.
۲۲. میانگین زمان صرف شده برای پر کردن موقعیت‌های شغلی خالی: در این مورد، با توجه به زمان و منابع در دسترس، کارآمدی فرآیند استخدام برای پر کردن موقعیت‌های شغلی بررسی می‌شود.
۲۳. میزان رضایتمندی از فرایند استخدام: این مورد، چشم‌اندازی کلی از دیدگاه کارکنان در رابطه با کارآمدی فرایند استخدام فراهم می‌کند.
۲۴. هزینه به نسبت هر استخدام: این مورد میزان منابع استفاده شده جهت استخدام بهترین استعدادها را به تصویر می‌کشد. می‌توان میانگین کل بازاریابی، فرایند استخدام و ارجاع (در صورت نیاز) را نسبت به هر مورد استخدامی بدست آورد.
۲۵. آموزش کارآمد: این مورد به شرکت کمک می‌کند تا میزان احساس راحتی کارکنان را پیش و پس از دوره آموزشی بررسی کنند. معمولا با ارائه پرسشنامه پس از دوره آموزشی، می‌توان به این مورد پی برد.
۲۶. هزینه آموزش هر کارمند: این مورد مبلغ سرمایه‌گذاری شده برای تازه استخدام‌ها را مشخص می‌کند.
۲۷. درصد کارکنان آموزش دیده: با بررسی این مورد، شرکت می‌تواند میزان سرعت آماده به کار شدن افراد تازه استخدام شده را به دست آورد.
۲۸. میزان تنوع اجتماعی: نشانگر این است که شرکت چقدر تلاش بر ایجاد محیطی باز و پذیرا دارد.
۲۹. تعداد فعالیت‌های تنوع و پذیرایی اعمال شده: این تعداد نشان می‌دهد که شرکت‌ها تا چه میزان متعهد به ایجاد محیط و فرهنگی باز و پذیرای تفاوت‌ها هستند.
۳۰. میزان ریزش: این مورد مشخص می‌کند که یک شرکت چقدر در نگهداری از استعدادها موفق است. برای دستیابی به این مقدار تعداد کارکنان ریزش شده در بازه زمانی مشخص را تقسیم بر میانگین تعداد کارمندان در آن بازه زمانی کنید.
۳۱. میزان ریزش کارکنان با بالاترین عملکرد: از دست دادن کارکنان با بالاترین عملکرد موردی منفی و هزینه بر برای شرکت است. این مورد نقشه‌ای کلی درباره میزان موفقیت عملیات نگهداری استعداد و میزان موفقیت در برنامه‌ریزی برای جایگزینی استعداد فراهم می‌سازد. برای محاسبه مقدار آن، تعداد کارکنان با عملکرد بالا که در سال گذشته از شرکت رفته‌اند را تقسیم بر تعداد کل کارکنان با عملکرد بالا کنید.
۳۲. میانگین زمان مورد نیاز برای یافتن داوطلبان استخدام: برای پیگیری کارآمدی فرایند استخدام مفید است.
۳۳. تعداد افراد مصاحبه شده نسبت به هر استخدام: برای محاسبه تعداد کل افراد مورد مصاحبه را بر تعداد استخدامی‌ها در بازه زمانی مشخص تقسیم کنید.
۳۴. درصد بازدهی: درصد داوطلبان باقیمانده پس از هر دوره حذف، طی فرایند استخدام. درصد پایین به این معنا است که اطلاعات مربوط به کار نامشخص یا نامطلوب بوده و نیازمند به‌روزرسانی است. همچنین، درصد بالا نشان می‌دهد که تعداد داوطلبان تائید شده برای ادامه فرایند استخدام بالاست.
۳۵. دانش حاصل از دوره آموزشی: در این مورد شرکت می‌تواند موثر بودن دوره آموزشی را مشاهده کند؛ زیرا افراد برای استفاده از دانش به دست آمده باید آن را یاد بگیرند. این مورد را می‌توان به وسیله امتحان و بررسی درصد قبولی، درصد میانگین نمره و درصد آموزش پیش یا پس از استخدام ارزیابی کرد.
۳۶. تعداد تنوع ملیتی و نژادی در نیروهای کاری: این تنوع می‌تواند مزیت رقابتی و نوآوری در شرکت ایجاد کند. تنوع نژادی و ملیتی را می‌توان با توجه به تفاوت‌های به دست آمده از راه آمارگیری کارمندان بررسی کرد.
۳۷. درصد پذیرش: یک سازمان می‌تواند با تقسیم تعداد پذیرش بر تعداد پیشنهادات، به میزان موفقیت استراتژی استخدام و بهبود عملکرد سازمانی خود پی ببرد. سپس می‌توان این مورد را با استانداردهای صنعت مقایسه کرد.
نشانگرهای عملکرد کلیدی در نحوه عملکرد و کارایی
۳۸. درصد داوطلبان مورد نظر برای شغل که دارای معیارهای مورد نظر هستند: بررسی این مورد نشان می‌دهد که نحوه اطلاع‌رسانی موقعیت شغلی تا چه حد برای دستیابی به کارکنان برتر کارآمد است.
۳۹. میزان استخدام داخلی شغلی: نشانگر کارآمدی توسعه استعدادهاو بهبود عملکرد سازمانی است.
۴۰. درصد استخدام داخلی از طریق معرف: به مدیران اجازه می‌دهد تا به کمک کارکنان فعلی استعدادها را شناسایی و استخدام کنند.
۴۱. عملکرد تازه استخدامی‌ها: عملکرد افراد تازه استخدام شده را می‌توان با دیگر کارمندان مقایسه کرد. برای این کار می‌توان گزارش‌های عملکرد کارکنان را ارزیابی کرد.
۴۲. ارتقای شغلی داخلی در مقایسه با استخدام خارجی: این میزان نشانگر تعدادی از کارکنان شرکت است که هم‌اکنون برای ارتقای شغلی در نظر گرفته شده‌اند؛ در مقایسه با تعداد افرادی که می‌توانند از راه استخدام خارجی وارد شرکت شوند. این مورد برای برنامه‌ریزی جانشینی در سازمان‌ها اهمیت بسیاری دارد.
۴۳. درصد ارتقای شغلی داخلی: ارتقای شغلی داخلی به معنای نگهداری و رشد کارکنان دارای عملکرد بالا است. تعداد کارکنانی که ارتقای شغلی دریافت کرده‌اند را تقسیم بر تعداد کل کارمندان کنید.
۴۴. پیشنهادات به ازای هر کارمند: مشارکت کارکنان در بهبود فرایندهای تجاری را مشخص می‌کند و بازتابی از پذیرا بودن شرکت نسبت به نظرات کارکنان ارائه می‌دهد.
۴۵. میزان نیروی انسانی نسبت به کارکنان تمام وقت: تعداد نیروی انسانی تمام وقت را تقسیم بر تعداد کارکنان تمام وقت کنید. آگاهی از این میزان به شرکت کمک می‌کند تا قابلیت خدمات‌رسانی نیروی انسانی خود را مشخص کند. این میزان در سازمان‌های بزرگ‌تر کمتر است؛ اما، این سازمان‌ها بطور کلی نیروی انسانی بیشتری نسبت به شرکت‌های کوچکتر دارند.
۴۶. دوره زمانی نسبت به فرایند پرداخت لیست حقوقها: دوره زمانی فرایند پرداخت و در صورت نیاز، طرح‌ریزی و به‌روزرسانی فرایند را نشان می‌دهد. این دوره شامل تعداد روزهای کاری از آغاز تا پایان فرایند پرداخت حقوقها است.
۴۷. دوره زمانی نسبت به حل مشکلات پرداخت حقوقها: این مورد شامل تعداد روزهای کاری مورد نیاز برای حل مشکلات اعلام شده کارکنان در پرداخت حقوقها است. تعداد روزهای بالا به این معنا است که باید فرایند پرداخت حقوقی شما بازبینی شود.
۴۸. درصد نیروی کار زیر استانداردهای عملکردی: این ارزیابی نشانگر تعداد کارکنان با عملکرد پایین در سازمان است. بهبود سازمان، یکی از ارکان مدیریت و سازماندهی بیزینس در سطح والاست.
نشانگرهای عملکرد کلیدی منابع انسانی خود را بکار ببرید
می‌توانید پس از تعریف نشانگرهای عملکرد کلیدی منابع انسانی، از کارت امتیاز متوازن (Balanced Scorecard) برای اعمال آن‌ها استفاده کنید. این کارت امتیازها شامل داده‌هایی می‌شود که به تیم مدیریتی شما کمک می‌کند تا تاثیر استراتژی‌های نیروی انسانی خود را در توسعه مهارت‌ها، مدیریت فرهنگ سازمان، کاهش هزینه‌ها و غیره ارزیابی کنید. به علاوه، این کارت امتیاز، وسیله‌ای برای نظارت بر نشانگرهای نیروی کار، آنالیز آمار نیروی کار، تشخیص مشکلات و محاسبه تاثیرات مالی است.
کارت امتیاز نیروی انسانی شما بسیار مهم است. خیلی مهم
این کارت امتیاز وسیله‌ای است تا کارکنان شما بر فعالیت‌هایی متمرکز شوند که اهداف بخش و شرکت را پشتیبانی می‌کند. مخصوصا اینکه بخش‌های نیروی انسانی مسئول کنترل هزینه‌ها از طریق حذف ناکارآمدی‌ها هستند. برای مثال، زمانی که بخش نیروی انسانی ریزش کارمندان با عملکرد بالا را کاهش می‌دهد؛ با موفقیت هزینه جذب، مصاحبه و آموزش نیروی جدید را کمتر می‌کند. با بررسی این مورد در کارت‌های امتیاز، می‌توان به راحتی ارزش «افزوده» شرکت را مشاهده کرد که نقشی اساسی برای اهداف بلندمدت مالی شرکت دارند.
یکی دیگر از مزایای اولیه کارت امتیاز، نشان دادن اهمیت نیروهای انسانی به تیم رهبری است. از آنجایی که بخش‌های نیروی انسانی معمولا در فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک قرار نمی‌گیرند؛ استفاده از کارت امتیاز می‌تواند کمک‌های این بخش به سازمان را به طور واضح و اندازه‌گیری شده در سطح مدیریتی نشان دهد. وجود تیم رهبری آگاه و علاقه‌مند، باعث افزایش بودجه بخش نیروی انسانی و بخش پشتیبانی می‌شود.
هنوز کارتان تمام نشده است
کار شما به همسان‌سازی نشانگرهای عملکرد کلیدی با اهداف سازمان و بهبود عملکرد سازمانی در کارت امتیاز ختم نمی‌شود. به یاد داشته باشید که این موارد را باید بخشی از روال عادی کار خود قرار دهید:
- جلسه‌های منظم، هم در بخش و هم در سطح سازمان، برای بررسی پیشرفت نشانگرهای عملکرد کلیدی نیروهای انسانی تشکیل دهید.
- کارت امتیاز متوازن خود را با تیم رهبری بررسی کنید تا از پیشرفت در راستای برنامه استراتژیک شرکت مطمئن شوید. در این صورت، می‌توانید به سرعت از شکاف‌های عملکردی آگاه شده و تغییرات لازم را برای این هماهنگ‌سازی انجام دهید و نیز ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید.
- استانداردهای کارت امتیاز خود را دوره‌ای بررسی کنید تا از درست بودن آن‌ها اطمینان حاصل کنید. طبیعی است که برخی از این استانداردها تغییر کنند؛ پس بهتر است که زودتر در جریان این موضوع قرار بگیرید.
- استانداردهای خود را با همه سازمان در میان بگذارید تا تصویری از کمکی که بخش به اهداف استراتژیک شرکت می‌کند ارائه دهید. نیازی به ارائه سخت و پیچیده نیست. مهم این است که نتایج مثبت و منفی را در این ارائه بگنجانید. تلاش بخش شما باعث حسن نیت کارکنان می‌شود؛ حتی اگر نتیجه مورد نظر را دریافت نکنید.
حالا شما نزدیک به ۵۰ مورد نشانگر عملکرد کلیدی نیروی انسانی و بهبود عملکرد سازمانی دارید و از نحوه اعمال این موارد در کارت امتیاز متوازن نیز اطلاع دارید. قدم بعدی انتخاب نشانگرهایی متناسب با اهداف شرکت شما است تا کارت امتیاز خود را بسازید.
منبع:
